Slik registrerer du bilag i Manuell registrering

1. Gå til Meny → Regnskap og årsoppgjør → Bilagsbehandling. Har du Bilagsbehandling i favorittmenyen, kan du klikke der.
2. Klikk Manuell registrering øverst til høyre, mellom Opprett nytt bilag og Godkjenning og betaling (attestasjon).
3. Skjermbildet åpnes med én tom bokføringslinje.

Du kommer tilbake med Tilbake til bokførte bilag nede til venstre, eller via brødsmulestien Bilagsbehandling / Manuell registrering.

Hver rad er en bokføringslinje. Linjer med samme bilagsnummer hører til samme bilag.

1. Kontroller bilagsnummer og bilagsdato. Bilagsnummeret foreslås med neste ledige nummer, og datoen med dagens dato. Du kan velge bilagsnummerserie selv. Endre datoen hvis bilaget hører til en annen periode. Et bilagsnummer som allerede finnes, gir et rødt varsel.
2. Velg bilagsart i kolonnen Art.
3. Fører du mot reskontro, søk opp riktig Ref.nr. Det gjelder for eksempel betalingsbilag for en faktura som allerede er bokført. Motføringer og beløp fylles da inn automatisk.
4. Fyll inn Debet og/eller Kredit. Skriv kontonummer, kundenummer eller leverandørnummer, og velg fra listen.
5. Fyll inn Merknad og beløp i Netto eller Brutto, hvis Ref.nr ikke har fylt dem inn. Kontroller at MVA-kode passer til kontoen. MVA og det andre beløpet regnes ut automatisk.
6. Gå til OK-feltet og velg hva du vil gjøre videre:
   • Enter – ny linje i samme bilag
   • + – nytt bilag med nytt bilagsnummer
   • * – nytt betalingsbilag (se under)
7. Last opp vedlegg på linjen hvis du har det. Vedlegg er ikke påkrevd, men husk kravet om dokumentasjon av bokførte opplysninger. Du kan laste opp pdf, png, jpg, jpeg, bmp, gif, tiff, tif, pbm, webp, tga, heic og docx.
8. Går ikke bilaget i balanse? Trykk S. Restbeløpet fylles da inn på riktig side, slik at bilaget går i 0,00.
9. Når alle bilagene er registrert og Diff er 0,00, klikker du den grønne knappen Avslutt manuell registrering nede til høyre. Du kommer da tilbake til Bokførte bilag.

Du kan også bruke knappene Ny linje og Nytt bilag i verktøylinjen. Linjer sletter du med X ytterst til høyre.

Hver bokføringslinje bokføres i hovedboken når du går videre til neste linje. Ny linje og Nytt bilag lagrer også det du har registrert. Blir registreringen avbrutt, for eksempel ved strømbrudd, er bilag som går i 0,00 fortsatt bokført. Bare linjen du jobbet med og bilag som ikke er ferdige, går tapt.

Diff nede til høyre viser differansen på bilaget du står i. Du kan ikke gå videre fra et bilag med differanse. Prøver du å lage et nytt bilag eller avslutte, får du en advarsel. Der velger du å:

• gå tilbake og rette bilaget så det går i 0,00, eller
• postere differansen mot feilkonto 8999.

Slik får saldobalansen aldri differanser.

Forlater du skjermbildet med endringer som ikke er lagret, får du dialogen Endringer er ikke lagret. Forkast endringer sletter det som ikke er lagret. Gå tilbake tar deg tilbake til registreringen med alt du har skrevet inn.

Står du i OK-feltet på et bilag med en reskontroføring (kunde eller leverandør), trykker du *. Da opprettes et nytt betalingsbilag med eget bilagsnummer:

• Reskontroføringen fra det opprinnelige bilaget føres som motpost.
• Motposten føres mot den første bankkontoen i firmaets liste over bank- og betalingskontoer.
• Foreslått bilagsdato er bilagsdatoen pluss kredittiden fra leverandørkortet.

Har bilaget ingen reskontroføring, får du meldingen Finner ingen reskontroføring for opprettelse av betalingsbilag.

1. Klikk i Debet eller Kredit, eller begynn å skrive. Søkelisten åpnes.
2. Klikk Ny kunde (Ctrl+K), Ny leverandør (Ctrl+L) eller Ny hovedbokskonto (Ctrl+H).
3. Fyll ut og lagre. Det nye nummeret fylles inn i feltet du sto i, og du er tilbake på linjen.

Du får som regel ikke varsler mens du fyller ut. Valideringen kjører når bilaget lagres og bokføres. Linjer med avvik får en trekant foran linjen. Hold musepekeren over trekanten for å se meldingen.

• Rød trekant – må rettes før du kan opprette et nytt bilag.
• Gul trekant – veiledende. Bilaget havner under Under behandling på Bokførte bilag, og må godkjennes der for å bli fullført. Der kan du markere alle bilagene og godkjenne alle gule varsler samtidig.

Les mer i Slik valideres bilag i Bilagsbehandling.

Standardoppsettet har 12 kolonner: Bilagsnummer, Bilagsdato, Art, Debet, Kredit, Merknad, MVA-kode, Netto, MVA, Brutto, Vedlegg og OK. Bilagsnummer, Bilagsdato og Art er låst og kan ikke fjernes.

1. Klikk Valg av kolonner (Alt+F5) til høyre i verktøylinjen.
2. Legg til kolonner fra Tilgjengelige kolonner. Bruk søkefeltet for å finne dem raskt.
3. Endre rekkefølgen i Kolonner i bruk ved å dra, og fjern med X.
4. Klikk Lagre endringer (Ctrl+Enter). Hent tilbake standard tilbakestiller oppsettet.

Kolonnene fungerer som de samme feltene ellers i Bilagsbehandling. Betalingsform og Betalingsplan er bare til visning.

Klikk Hurtigtaster (F8) øverst til høyre for å se alle hurtigtastene. Hold inne F8 for å se hurtigtasten over hver knapp.

• + i OK-feltet – nytt bilag
• Enter i OK-feltet – ny linje
• * i OK-feltet – nytt betalingsbilag
• S – fyll inn restbeløpet på riktig side
• Alt+N – ny linje
• Alt+Shift+N – nytt bilag
• Ctrl+Enter – avslutt manuell registrering
• Ctrl+A – merk hele innholdet i feltet
• / – kopier verdien fra feltet på linjen over
• Ctrl+Pil ned / Ctrl+Pil opp – gå til samme felt på linjen under/over
• Shift+Pil opp / Shift+Pil ned – øverste/nederste bokføringslinje
• Shift+Pil høyre / Shift+Pil venstre – til høyre/venstre på linjen
• Ctrl+K / Ctrl+L / Ctrl+H – ny kunde/leverandør/hovedbokskonto
• Alt+F5 – valg av kolonner
• Alt+Home – tilbake til bokførte bilag

Se også Hurtigtaster i Bilagsbehandling.

• Bilagene ligger i Bokførte bilag med bilagskilde Manuell og bilagstype Diverse bilag.
• Vil du endre et bilag, åpner du det enkeltvis derfra. Det fungerer som andre bilag i Bilagsbehandling.
• Bilag med gule varsler ligger under Under behandling til du godkjenner dem.