Slik valideres bilag i Bilagsbehandling

I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvilke valideringer og kontroller som kjøres for at et bilag skal bli flyttet til Fullført-arkfanen i Bilagsbehandling. 

Formålet med validering er å sikre at bilag oppfyller bokføringsreglene og Duetts krav til korrekt kontering og håndtering – slik at du kan være trygg på at bilagene er gyldige og klare for bokføring eller godkjenning. 

Vi deler de inn i tre statuser og arkfaner i Bilagsbehandling:

Dette er alt du trenger å vite for å kunne jobbe effektivt i Bilagsbehandling ✅.

Men vil du vite mer om akkurat hvordan bilag får de ulike statusene, kan du fortsette å lese artikkelen 🤓 ⬇️.

Hvordan blir bilag validert?

Bilag blir validert hver gang:

• du lagrer 💾et bilag
• du godkjenner ✅ et bilag
• når noe blir automatisk 🖥️bokført (som en EHF-faktura fra leverandør)

Ulike valideringer kjøres ut i fra hvilken av disse handlingene som skjer.

Når du lagrer

Kjører strukturelle og feltbaserte kontroller: 

• obligatoriske felt 
• forenlighet mellom konto og bilagstype
• mengder
• perioder
• balanse
• merverdiavgift
• reskontro og de fleste regler som gjelder for bokføring. 

Når du godkjenner

Gjøres alt som når du lagrer. I tillegg kontrolleres alt som har med attestasjon:
attestasjonsstatus

• uleste meldinger
• kontering endret i attestasjon
• er bilaget i en avsluttet periode 

Når et bilag blir automatisk bokført 

Så gjøres alt som nenvt over.

Når et bilag (for eksempel en EHF-faktura) kommer automatisk inn til Duett er meningen at oppsett skal gjøres slik at håndteringen skjer effektivt og uten endring, hvis systemet er satt opp riktig til å gjøre korrekt bokføring. 

Hva blir validert og hvordan korrigerer du det som er feil eller mangler?

Bilagsinformasjonsfelter

Disse kontrollene gjelder feltene øverst på bilaget – referansenummer, organisasjonsnummer, bankkonto, KID og attestasjonsflyt.

Eksempel: Inngående faktura

Hva gjør du?

• Feil: Referansenummer mangler (nr. 1): Fyll inn faktura-/kreditnota-/kvitteringsnummer i referansenummerfeltet på bilagshodet.
• Feil: Bankkonto mangler ved «Skal betales» (nr. 2): Legg inn korrekt kontonummer (11 siffer) i bankkonto-feltet.
• Advarsel (nr. 3): Bilaget kan lagres og godkjennes, men kontroller om det manglende feltet bør fylles inn.
• Feil: Betinget påkrevd felt (nr. 4): Fyll inn feltet som ble aktivert av ja/nei-kontrollen.
• Feil: Ugyldig organisasjonsnummer (nr. 5): Sjekk at organisasjonsnummeret er korrekt (9 siffer). Finn korrekt nummer i Brønnøysund.
• Advarsel: Ugyldig KID (nr. 6): Kontroller KID-nummeret mot fakturaen. Fjern KID om det ikke er aktuelt – dette er en advarsel, ikke en blokker.
• Advarsel: Ugyldig bankkontonummer (nr. 7): Kontroller at kontonummeret er 11 siffer og korrekt. Advarsel – bilaget kan lagres.
• Advarsel: Duplikat referansenummer (nr. 8): Kontroller om bilaget er registrert tidligere. Advarsel – du kan lagre dersom det er bevisst.
• Feil: Attestasjonsflyt påkrevd (nr. 48): Velg riktig attestasjonsflyt fra listen i bilagshodet.

Konto og bokføringslinjer

Disse kontrollene gjelder hvilke kontoer som brukes på bokføringslinjene, om bilagstypen tillater bruken, og om kontooppsettet samsvarer med det som er postert.

Hva gjør du?

• Konto ikke tillatt av bilagsart (nr. 9–11): Bytt til en konto som er tillatt for bilagsarten, eller endre bilagsarten.
• Feil kontogruppe debet/kredit (nr. 12–13): Velg en konto innenfor kontogruppen som meldingen angir.
• Konto ikke til postering / feilkonto (nr. 14–15): Velg en annen konto.
• Mangler debet eller kredit (nr. 16): Fyll inn konto på minst én side av bokføringslinjen.
• Ulike MVA-koder (nr. 17): Del opp føringen på to separate bokføringslinjer – én per MVA-kode.

Referansenummer og forfallsdato

Disse kontrollene gjelder om påkrevd fakturanummer, kreditnotanummer eller referansenummer er fylt inn, og om forfallsdato er korrekt.

Hva gjør du?

• Manglende faktura-/referansenummer (nr. 18): Fyll inn korrekt faktura- eller referansenummer i feltet «Bilagsinformasjon» på bilagshodet.
• Manglende forfallsdato (nr. 19): Fyll inn forfallsdato på reskontrolinjen. Advarsel – bilaget kan lagres og godkjennes, men bør rettes.
• Forfallsdato før bilagsdato (nr. 20): Korriger forfallsdatoen slik at den er lik eller etter bilagsdatoen.

Mengder

Noen kontoer krever eller begrenser bruken av mengdefeltene (Mengde 1 og Mengde 2). Disse kontrollene sikrer at mengder er i tråd med kontooppsettet.

Krav om utfylling av mengde på kontonivå gjøres på kontoplan på den aktuelle konto 

Hva gjør du?

• Mengde påkrevd (nr. 21, 23): Fyll inn riktig mengde i Mengde 1- eller Mengde 2-feltet på bokføringslinjen.
• Mengde ikke tillatt (nr. 22, 24): Fjern verdien fra mengdefeltet, eller velg en annen konto som tillater mengde.

Periode, regnskapsår og periodisering

Disse kontrollene gjelder datoer i periodiseringsdialogen. De sikrer at start- og stoppdatoer er logisk konsistente.

Hva gjør du?

• Dato utenfor tillatt intervall (nr. 25–27): Korriger datoen i tidsfordelingsdialogen slik at start- og stoppdatoer er logisk konsistente og innenfor tillatt intervall.

Balanse – sjekk på bilagsdifferanse

Disse kontrollene sikrer at bilaget er i balanse – at sum debet er lik sum kredit per periode, regnskapstype og næringsgruppe.

Hva gjør du?

• Differanse (nr. 30–32): Kontroller at sum debet = sum kredit. Gå gjennom alle linjer og sjekk beløp, kontoer og perioder.
• MVA-linjer i ulike perioder (nr. 29): Sørg for at alle MVA-linjer er i samme periode. Juster bilagsdato eller kontakt regnskapsfører.
• Manglende bilagsnummer ved redigering (nr. 28): Dette er en intern systemkontroll. Ta kontakt med support dersom du ser denne feilen uventet.

Reskontro

Disse advarselsvarslene gjelder åpne reskontrolinjer (kundefordringer / leverandørgjeld) som mangler forfallsdato.

Hva gjør du?

• Manglende forfallsdato (nr. 34): Legg inn forfallsdato på reskontrolinjen. Advarsel – blokkerer ikke lagring eller godkjenning, men bør rettes for korrekt reskontrooversikt.

Rentekonto

Disse kontrollene gjelder om rentekonto er korrekt satt opp for kontoer som krever det.

Hva gjør du?

• Rentekonto påkrevd (nr. 35): Velg riktig rentekonto i rentekontofeltet på bokføringslinjen.
• Rentekonto foreslått (nr. 36): Advarsel – systemet foreslår at du setter rentekonto. Vurder om det er nødvendig. Denne gjelder for en dialog i Win, men dette finnes ikke i BB. 
• Rentekonto ikke tillatt (nr. 37): Fjern rentekontoen fra linjen – denne kontoen støtter ikke rentekonto.

Attestasjon og Attestasjonsflyt

Disse kontrollene gjelder Attestasjon // Attestasjonsflyt – godkjenning av bilag via MinSide. De fleste kjøres kun ved Godkjenn, og hindrer at regnskapsfører godkjenner bilag med uavklart attestasjonsstatus.

Hva gjør du?

• Status Avvist (nr. 39): Bilaget kan ikke godkjennes. Korriger attestasjonsstatusen eller kontakt den som attesterer, og be vedkommende behandle avvisningen på MinSide.
• Status Pause / Til attestasjon (nr. 38) og Til signering (nr. 40): Advarsler – bilaget kan godkjennes, men vurder om attestasjonen bør fullføres først.
• Uleste meldinger (nr. 42): Åpne attestasjonsmeldingene og les/behandle dem før du godkjenner.
• Endringer etter attestasjon startet (nr. 43–46): Vurder om endringene er vesentlige. Dersom kontering, bærere, fordeling eller tidsfordeling er endret vesentlig, bør attestasjonen gjentas.
• Bokført fra MinSide (nr. 47): Informasjonsadvarsel – ingen handling påkrevd. Denne skal i prinsippet ikke dukke opp nå i BB. Evnt om det er endret til Innboks (?). 

Årsoppgjør

Disse kontrollene gjelder bilag som er tilknyttet årsoppgjørspostering. De er relevante for firmaer som bruker årsoppgjørsfunksjonalitet i Duett.

Hva gjør du?

• Disse feilene er systemkontroller knyttet til årsoppgjørsfunksjonaliteten. 
• Feilmeldinger kan dukke opp når det forsøkes å legge til årsoppgjørsposteringer på en hovedbokskonto der dette i prinsippet ikke skal være mulig. Systemet skal ikke aktivere muligheter for dette om det er logiske brister her, men feil kan forekomme.