I tillegg til å godkjenne faktura har du andre valg når du trykker på den grønne knappen i attestasjon til høyre.
Godkjenn og legg til betaling
Trykker du Godkjenn og legg til betaling, går fakturaen videre til betaling, hvor du godkjenner med BankID. Benytter du attestasjonsflyt, er ordlyden Godkjenn og send til [navn på neste attestant].
Når du kan kun velge Godkjenn på en faktura som ligger til attestasjon (og ikke Godkjenn og legg til betaling), kan det være en faktura med avtalegiro-avtale. Det vil da si at fakturaen blir trukket automatisk i banken. Er du i tvil om dette er tilfellet for en gitt faktura, gå til bilagsregisteret og ta frem kolonnen Betalingsform, her vil det da stå Avtalegiro eller Autogiro.
Godkjent, du kan betale
Når du trykker Godkjenn, du kan betale så får fakturaen status Attestert og vil ikke bli belastet i bank. Disse må følges opp manuelt og enten betales i nettbanken, eller sendes til attestasjon på nytt for betaling via MinSide.
Valget Godkjenn, du kan betale får man om man ikke har betaling via MinSide på firmaet, eller brukeren ikke har tilgang til denne funksjonen.
Hvilke tilganger kreves?
Under System-brukere i Duett Økonomi:
- Se at det er haket av for Betalingsformidling (Trenger ikke Avtale/fullmaktsregister og Bankavtaler)
- Se til at det er hake for Attestering og Legg til betaling fra attestasjon under Autotrans
- Se under Firmaoppsett bank at det er haket av for å Se-, Endre- og Legg til betaling fra attestasjon.
Godkjent, jeg betaler selv
Valget Godkjent, jeg betaler selv i attestasjon fører til at fakturaen ikke blir betalt i Duett. Disse må betales manuelt i nettbanken.
Godkjenn, men ikke legg til betaling
Velger du Godkjenn, men ikke legg til betaling så går ikke fakturaen/bilaget videre til betaling. Fakturaen/bilaget får status Attestert. Bruk dette valget om fakturaen er betalt utenom MinSide/app, eller dersom en inngående faktura ligger til attestering, men er allerede betalt i nettbank.
Avtalegiro/autogiro
Tilsendte EHF-fakturaer som trekkes via avtalegiro eller autogiro, må inneholde informasjon om at de er forhåndsbetalt for at de skal bli korrekt behandlet i Duett. Når disse er riktig utfylt, vil du få valget Godkjenn, men ikke legg til betaling.
Kommer slike fakturaer til attestasjon og du har valget for å betale, bør du velge Godkjenn, men ikke legg til betaling.
Skal du legge en slik faktura til betaling likevel? Da må du gå til Bilagskontroll /Bilagsregisteret og endre betalingsform i kolonnen for dette.
Ferdig attestert og kontert
Regnskapsfører må sette status Ferdig på bilaget før man får avsluttet regnskapsåret. Hvis man finner ut at bilaget likevel skal betales via MinSide/App, må regnskapsfører/daglig leder legge bilaget til attestasjon på nytt.
Sett på vent
Valget Sett på vent vil føre til at fakturaen havner på arkfanen På vent og disse fakturaene går ikke til betaling. For å betale en faktura som er satt på vent, trykk på På vent oppe til venstre i attestasjonsdialogen, eller boksen i toppen av hovedsiden. Deretter attester eller godkjenn på ordinært vis.
Faktura kan også ha statusen På vent i tilfelle det er tvist om faktura med leverandør, eller man kun har betalt litt av fakturaen.
Send spørsmål/reklamasjon
Du kan kjapt sende spørsmål til leverandør via valget Send spørsmål/reklamasjon. E-post hentes fra leverandøren (hvor dette er lagt inn). Du kan velge å sende med kopi av fakturaen/bilaget.
Viderefakturer
Bruk valget Viderefakturer i attestasjonsdialogen når du skal viderefakturere hele/deler av faktura. Det blir opprettet en ordre og faktura blir lagt til som vedlegg.
Lag betalingsplan
Du kan enkelt dele opp en betaling i flere deler om dette er avtalt med leverandør.
Betalingsplan er ikke tilgjengelig for Mastercard Betaling
Avvis
Fakturaer/bilag hvor du velger avvis blir ikke tatt videre til betaling. Benytt dette valget om en faktura er feilaktig tilsendt eller lignende, eller ikke skal betales av andre årsaker. Er bilaget feilaktig bokført i regnskapet, må det slettes. Blir det hull i bilagsnummerserien pga. dette, bør du dokumentere hvorfor hullet har oppstått.