Denne veiledningen gjelder Duett Win.

Du finner flere veiledninger tilknyttet denne her:

Duett Økonomi - AutoTrans - Arbeidsprosess ved automatisk bokføring av EHF
Duett Økonomi - AutoTrans - Avtaler og oppsett
Duett Økonomi - AutoTrans - Mottakslogg EHF 

Alle konteringsoppsett ligger registrert linje for linje i en felles tabell på tvers av klienter 

 Skjermbildet for konteringsoppsett finner du på følgende to måter:

Under informasjonsknappene finner du mer informasjon om funksjonalitet og hvordan man kan sette regler for konteringsoppsett for varenummer eller varenavn 

1. Ulike nivåer med oppsettslinjer

Oppsettslinjer kan legges inn for å gi treff på ulike nivåer. Ved å legge inn klient vil oppsettslinjen gjelde for denne ene klienten 

Ved å oppgi leverandørens organisasjonsnummer gjelder linjen ved bokføring av fakturaer fra denne leverandøren. Du kan kombinere organisasjonsnummer med klient og linjen gjelder fakturaer fra leverandøren på den oppgitte klienten. 

Hvis du oppgir organisasjonsnummer uten å oppgi klient, gjelder linjen ved bokføring av fakturaer fra denne leverandøren for alle klienter ved kontoret. 

Når du oppgir organisasjonsnummer på en linje kan du også fylle ut et eller flere varer hos leverandøren (se kapittel 6). 

2. Standard oppsettslinje ved oppstart

Når automatisk bokføring blir aktivert opprettes det en standard oppsettslinje som gjelder for alle leverandører for aktuell klient 

Har klienten tidligere benyttet AutoTrans Mottak eller Dataflyt kan du velge å kopiere disse konteringsoppsettene over til konteringsoppsettet for automatisk bokføring når funksjonen aktiveres. Hvordan dette gjøres ser du i veiledningen "Avtaler og oppsett". 

3.  Filter og sortering av kolonner

Du kan sette filter i en eller flere kolonner for å hente det utvalget du ønsker å jobbe med. Filterdialog for aktuell kolonne henter du ved å klikke på knappen bak kolonneoverskriften: 

TIPS! For å få opp alt om en klient må du velge 'Starter på' og 'Er tom' i dialogen, 

4. Legge inn nye og endre linjer

Nye oppsettslinjer legges til med knappen  'Legg til ny linje'.  

Oppsettslinjer kan du etter behov 'Endre', 'Kopiere' eller 'Slette': 

5. Hvem kan endre hvilke oppsettslinjer

Brukere med tilgang til å føre bilag har tilgang til å lage og endre konteringsoppsett som er knyttet mot klienter og/eller leverandør, forutsatt at de har tilgang til aktuell klient.

For å opprette og endre oppsettslinjer som gjelder kontoret (dvs uten knytning mot klient med eller uten leverandør) må du ha tilgangen 'Endre på kontornivå i konteringsoppsett': 

6. Kolonner i bildet

6.1 MVA-Konti 

Konto i minst en av mva-kategoriene må fylles inn på hver oppsettslinje. 

Gjelder oppsettslinjen en spesifikk klient må det i kolonnen for mva-kategorier søkes opp og velges en konto som finnes på klienten. 

På en oppsettslinje der klient ikke er oppgitt, gjelder denne linjen alle klienter. Da oppgir du kontoen ved å skrive et firesifret kontonummer i feltet (det er ingen kontroll av at dette er en konto som finnes). Ved mottak og bokføring på landbruksklienter vil virksomhetskode på disse linjene hentes fra hovedvirksomhet oppgitt i klientregisteret ved bokføring av en faktura.

 

6.2 Varenummer 

Her kan du oppgi hvilke varenummer hos leverandøren en oppsettslinje gjelder for. Ved å la feltet være tomt gjelder oppsettslinjen for alle varer fra denne leverandøren.

Hvis du oppgir et spesifikt varenummer vil oppsettslinjnen gjelde for dette ene varenummeret: 

Du kan også oppgi en «gruppe» med varenummer. Oppsettslinjen gjelder da for alle varenummer som gir treff innenfor den oppgitte gruppen.  

 

Gruppe med varenummer oppgir du på følgende måte:

FRA – TIL: Oppgi en varenummerserie med fra - til verdier med bindestrek mellom.
Eksempel: 040-065 betyr alle varenummer fra og med 040 til og med 065. 

VARENUMMERET STARTER MED: For å oppgi varenummer som starter med, bruk *.
Eksempel: TAW2* betyr alle varenummer som starter med TAW2.

VARENUMMERET INNEHOLDER SPESIALTEGN: Hvis varenummeret du skal angi inneholder en bindestrek (-), et komma eller en * må du sette \ foran tegnet for at det skal tolkes som en del av varenummeret. Alternativt kan du sette hele varenummeret i klammeparenteser [ ]. 

Eksempel: Varenummer A100-05 må oppgis som A100\-05 eller [A100-05]. Varenummer TAW23,XX må oppgis som TAW23\,XX eller [TAW23,XX].
Skal du oppgi varenummer som inneholder en \ settes hele varenummeret i klammeparentes [ ].
Eksempel: Varenummeret 6y-34,6 \BF200 oppgis som [6y-34,6 \BF200].

LISTE MED VARENUMMER: I feltet kan du oppgi en liste med flere varenummer adskilt med komma. Dette kan du kombinere med varenummerserier og varenummer som starter på.
Eksempel: A157,X200,040-065, TAW2*,15001.

GEBYR & RABATT: Du kan legge inn en oppsettslinje for kontering av gebyr ved å skrive 'Gebyr' i varenummerfeltet

. Det samme gjelder for kontering av rabatt, da skriver du 'Rabatt' i feltet.  Disse linjene vil benyttet hvis det i EHF'n finnes egen informasjon om gebyr og rabatt.

 

6.3 Varenavn 

I denne kolonnen kan du angi hvilke varenavn hos leverandøren oppsettslinjen gjelder for. Er feltet tomt gjelder oppsettslinjen for alle varer fra leverandøren. Du kan oppgi en spesifikk vare ved å oppgi et eksakt varenavn. Om varenummer også er oppgitt på oppsettlinjen må både navn og nummer stemme for at linjen skal benyttes ved kontering.

VARENAVNET STARTER MED: For å oppgi varenavn som starter med benytter du *.
Eksempel: TAW2* betyr alle varenavn som starter med TAW2.

 

6.4 Mengde 

Ved automatisk bokføring hentes verdi fra antall oppgitt på varelinjen som standard inn i Mengde 1.  I konteringsoppsettet kan du velge mengde 2 på en oppsettslinje og antall vil hentes inn i mengde 2 for varer der denne oppsettslinjen blir benyttet. Skal ikke mengde benyttes kan feltet settes tomt.

 

6.5 Bærere 

Automatisk bokføring henter bærere fra ulik steder og forsøker å påføre verdi i så mange bæreretyper som mulig. Under ser du hvor verdier kan hentes fra, kapittel 7 beskriver hvordan disse prioriteres. 

• Du kan angi bærere i oppsettslinjer i ulike nivåer i <Konteringsoppsett>

  

• Varelinjer i EHF’n kan inneholde en konteringsstreng som angir hvilke bærerverdier varelinjen skal bokføres med.  Forhåndsvisning av fakturaen, f.eks i bilagsregisteret, viser konteringsstrengen. 

  

   Landbruksklienter kan  motta fakturaer med konteringsstreng fra landbrukets dataflyt. Se i kapittel 7.1 for informasjon.
• Du kan også angi bærere som forslagsverdi på kontoen i <Kontoplanen>

  

• Bærere hentes fra andre bærere. F. eks kan det på bæreren prosjekt være angitt en tilhørende avdeling.

  

Dersom en varelinje får påført bærer ved bokføring ut fra dette, vil bærerkolonnen i de aller fleste tilfeller vises i dialogen 'Konteringsoppsett for valgt faktura'.  Se beskrivelse i kapittel 5 i veiledningen "Anbefalt arbeidsprosess".  

6.6 Utenlandsk ID er i bruk 

Denne kolonnen har standard verdi ‘Nei’. Ved å endre til Ja får du muligheten til å angi identifikasjonen til en utenlandsk leverandør i feltet ‘Organisasjonsnummer’. 

Opprettes en oppsettslinje for en utenlandsk leverandør via ‘Konteringsoppsett for valgt faktura’, opprettes denne linjen automatisk med ‘Ja’ i Utenlandsk ID er i bruk. 

7. Prioritering av ulike oppsett ved bokføring

Informasjon som påvirker hvordan en faktura skal konteres og hvilke bærere som skal påføres kan være registrert flere steder. I tillegg til oppsettlinjer i konteringsoppsettet beskrevet ovenfor kan en EHF også inneholde informasjon om dette (se kapittel 7.1). Når hovedbokskonto er valgt kan denne også inneholde informasjon om påføring av bærere. 

Ved automatisk bokføring av en EHF samles denne informasjonen inn og prioriteres i følgende rekkefølge:

1. Oppsettslinjer mot en klient, en leverandør og et spesifikt varenummer eller varenavn.
2. Konteringsstreng som følger med EHF’n. Enten Dataflyt (gjelder landbruksklienter) eller EHF som inneholder informasjon om påføring av bærere (gjelder alle type klienter). 
3. Oppsettslinjer mot en klient, en leverandør og en gruppe varer oppgitt. En gruppe med varer oppgir du enten med deler av varenummer eller deler av varenavn. 
4. Oppsettslinjer mot en klient og en leverandør. 
5. Oppsettslinjer uten klient, mot en leverandør og et spesifikt varenummer.
6. Oppsettslinjer uten klient, mot en leverandør og en gruppe av varer, tilsvarende som pkt. 3.
7. Oppsettslinjer uten klient, mot en leverandør. 
8. Oppsettslinjer for en klient uten leverandør. 
9. Oppsettslinjer uten klient, uten leverandør og uten varenummer. 
10. Supplering av bærere fra kontoplan 
11. Supplering av bærere som følger andre bærere 
     

7.1 Konteringsinformasjon i EHF-en 

Landbruksklienter som er med i Landbrukets Dataflyt vil ved bokføring av enkelte fakturaer få kontoforslag via Dataflyt. I disse tilfellene vil du ved forhåndsvisning av fakturaen se en konteringsstreng: