Denne veiledningen gjelder Duett Win.

Duett Økonomi - AutoTrans - Avtaler og oppsett
Duett Økonomi - AutoTrans - Konteringsoppsett og påføring av bærere
Duett Økonomi - AutoTrans - Mottakslogg EHF 

Automatisk bokføring fra AutoTrans mottak (EHF) bokfører bilagene automatisk i regnskapet ut fra definerte oppsett for kontering, og sender bilagene direkte til attestasjon på MinSide. Funksjonen er optimal ved bruk sammen med utbetaling av inngående fakturaer (remittering) via MinSide Bank.  

1. Håndtering av bilag

Bruk av automatisk bokføring forutsetter at bilag blir elektronisk bokført via EHF og/eller Dataflyt, dvs at bilagene blir forhåndsutfylt med nødvendig informasjon. Ved mottak av EHF-fakturaer fra leverandører som ikke eksisterer på klienten, opprettes disse automatisk som nye leverandører. Alle automatførte bilag blir sendt automatisk til attestasjon (se kapittel 2). Betales leverandørgjeld via MinSide Bank, må du påse at nødvendige avtaler for betaling er registrert. 

Bilag som bokføres automatisk blir kontert etter et konteringsoppsett. Se egen veileding Konteringsoppsett og påføring av bærere. Kostnadene bokføres med nettobeløp og mva-kode for aktuell mva-sats, og mva-beløpet posteres som en egen bilagslinje. Alle bilagslinjer kan korrigeres, og om du unntaksvis må korrigere et beløp må grunnlag/mva justeres forholdsmessig. 

 Øreavrunding oppgitt i en EHF-faktura bokføres mot oppgitt konto i klientregisteret: 

Inngående fakturaer som ikke er EHF, kan tolkes og konverteres fra PDF-format til EHF-format. På denne måten kan bilaget bokføres som EHF med automatisk bokføring, les mer om dette her.  

Bilag som håndteres manuelt blir behandlet som tidligere, dvs bilag ført med bilagsart 13 blir automatisk foreslått lagt til attestasjon. For øvrige bilagsarter hvor attestasjon er ønskelig, må du manuelt oppgi status 'Til Attestering' under bilagsbehandling: 

2. Attestasjon 

For klienter med automatisk bokføring av EHF vil det være naturlig å aktivere attestasjon. I attestasjon kan du enten velge en løsning med en bruker som skal attestere alle fakturaer på klienten, eller du kan velge å benytte ulike attestasjonsflyter slik at fakturaer kan attesteres av flere brukere. Veiledning for oppsett og bruk av attestasjon finner du her.

 Dersom automatisk bokføring av EHF benyttes uten attestasjon blir bilagene bokført med attestasjonsstatus 'Attestert'. 

3. Tilgang til attestasjon for kunde 

Kunder bør få tilgang til å attestere bilag, og selv utføre utbetalinger fra MinSide. Det må da opprettes en bruker i kundeforhold, se generell veiledning. Sørg for at brukere opprettes med rollen 'MinSide-bankbruker' dersom de skal ha tilgang til å utføre utbetalinger. Funksjonaliteten er også tilgjengelig for brukere med rollen Regnskaps- eller Fakturabruker.

 Eksisterende brukere med rollen 'MinSide-bruker' får tilgang til å attestere, men må oppgraderes til 'MinSide-bankbruker' hvis de skal utføre utbetalinger selv. Dette gjør du i kundeforhold under brukere og den aktuelle bruker. Klikk på 'Endre rolle' som øverst til høyre: 

4. Kontroll av regnskapet 

Når bilag bokføres automatisk bør du innføre en arbeidsrutine for kontroll av bilag i forhold til ulike attestasjonstatuser. Det er anbefalt at kontroll av bilag skjer på de som har status 'Attestert' og 'Avvist', fordi disse er ferdigbehandlet av attestanten. Kontroll gjøres ved å markere bilagene med aktuell status ved å klikke på knappene i knapperaden: 

Bilagene i utvalget kontrolleres bilag for bilag, og settes til status ferdig ved å klikke på knappen i knapperaden: 

Før man avslutter en regnskapsperiode anbefales det at alle bilag har status "Ferdig (Attestert og kontert)". For å avslutte et regnskapsår (ta overgang til nytt år), kreves det at alle bilag har denne statusen.

 Vi foreslår å hente inn kolonnene 'Bilagskilde', 'Attestasjon' og 'Betalingsform' i kolonneoppsettet for <Bilagsregistrering>. Kolonnen 'Bilagskilde' forteller hvor bilaget er bokført fra, 'Attestasjon' forteller hvor i attestasjonsprosessen bilaget ligger og 'Betalingsform' forteller hvilken betalingsform leverandøren har oppgitt på faktura (f.eks Giro eller Avtalegiro). 'Betalingsform' fylles ut på bakgrunn av informasjonen EHF'n, ikke fra leverandørregisteret. 

5. Konteringsoppsett for valgt faktura

For bilag som blir kontert feil kan du lage et konteringsoppsett fra bilagsregistrering. Marker aktuell bilagslinje og klikk på tannhjulet i knapperaden: 

 Konti som vil bli brukt for gjeldende faktura ut fra dagens konteringsoppsett står med fet skrift. Eventuelle endringer av konti markeres med rød skrift. TIPS! Hold musmarkøren over feltet for varenavn ved lange varenavn. 

Klikk 'Oppdater oppsett' når du har utført ønskede endringer. Ved behov kan du fra dialogen gå videre til registeret for 'Konteringsoppsett' med utvalg på aktuell klient og leverandør ved klikke 'Gå til Konteringsoppsett for leverandøren': 

Se mer informasjon om konteringsoppsettet her. 

Er bilaget påført bærere vil bildet også vise kolonner for disse og verdiene kan endres. Det kan være at automatisk bokføring har påført verdi i bærertyper som ikke kommer fram i ‘Konteringsoppsett for valgt faktura’. Vil du endre verdien i disse bærerne for neste kontering må du gjøre dette via bildet ‘Gå til konteringsoppsett for leverandøren’.

 TIPS! Du må lagre en annen endring på den aktuelle varelinjen for å få opprettet et en egen konteringslinje for varenummeret. Deretter trykker du ‘Gå til konteringsoppsett for leverandøren’ og legger verdi inn i ønsket bærertype på den aktuelle varelinjen. Det er ikke tilstrekkelig at man på et automatført bilag manuelt legger inn bærer på bilagslinja etter bokføring for at kolonnen skal komme fram i 'Konteringsoppsett for valgt faktura'.