I Bilagsbehandling behandler du bilag som har feil eller du kan punche et nytt bilag.
Du finner Bilagsbehandling inne på rf.duett.no under Meny - Regnskap og årsoppgjør - Bilagskontroll.
Hva ser jeg i Bilagsbehandling?
Når du åpner skjermbildet, ser du bilaget du valgte i Bilagsliste eller første bilaget i lista. Her ser du:
- Nummeret til bilaget, dato og faktura. Hvis det finnes registrert navn på kunde eller leverandør, vises navn og organisasjonsnummer i tillegg.
- Velg kolonner: Her velger du hvilke kolonner som skal være med i tabellen.
- Snarvei til Duett Melding og for å laste ned PDF.
- Bla mellom bilag. Du kan også bruke hurtigtaster.
- Oppsett: Velg om du bare vil se linjer med avvik og om du vil gå til neste bilag i lista når du godkjenner bilaget.
- Konteringsoppsett for leverandøren: Åpner konteringsoppsettet med filter på alle regler som kan påvirke fakturaer fra denne leverandøren. Dette gjelder inngående faktura eller kreditnota som er mottatt gjennom EHF.
- Har du lukket et av skjermbildene i Bilagskontroll, kan du åpne de igjen ved å trykke på ønsket knapp her.
- Knappen Reskontro i Bilagsbehandling får annen farge ved feil eller mangler i bilaget som berører reskontro. Trykk på den for utfyllende info.
Bilagsbehandling viser detaljer for hvert enkelt bilag. Her får du opp avvikene på den bestemte linja. Det er her du skal behandle avvikene. Du oppdaterer også konteringsoppsettet her.
Standard er at kun bilagslinjer med feil eller avvik vises.
🎞️ Videoen under viser i praksis hvordan Bilagsbehandling fungerer:
Hvordan jobber jeg i Bilagsbehandling?
Bruk varselikonene for informasjon om hva du må rette:
Varselikonene forsvinner når du retter opp. Feltene blir grønne
Du kan også:
- Splitte ei bilagslinje: Da kan du for eksempel føre på ulike konti eller bærere. Trykk på knappen Fordeling. Les mer om dette i artikkelen Fordele bilag over flere konti eller bærere i Bilagskontroll.
- For å periodisere/tidsfordele, trykker du på Tidsfordeling. Dette leser du mer om i artikkelen Tidsfordeling i Bilagskontroll: Periodisere bilagslinjer.
- Trykker du på knappen Tilleggsopplysninger ser du opplysninger på reskontrolinje, årsoppgjørsdialog og driftsmidler knyttet til konto. Her kan du også gjøre endringer på dette.
Les mer i denne artikkelen om Slik bruker du konteringsregler i Bilagskontroll for at bilagsføringen skal gå automatisk.
I bilagsbehandling så føres kostnadslinjene i bilaget netto. Egen linje blir generert med MVA.
Hvordan lage konteringsregel for leverandør
For å velge få frem knappen Lag regel for leverandør i Bilagsbehandling, velg en bilagslinje. Lag regel for leverandør lager en regel generell for leverandøren for gitt firma du konterer på. Lag kontorregelregel for leverandør lager en generell regel for leverandøren som kan benyttes av alle firmaer.
Det anbefales å lage kontorregler så langt det er mulig, for å få en stordriftsfordel
Alternativt, velg Konteringsoppsett for leverandøren oppe i toppen av bildet for å åpne konteringsoppsett hvor du kan legge til nye linjer manuelt.
Valget Jeg vil alltid kontrollere denne leverandøren i Bilagsbehandling fører til at man alltid får inn bilag fra leverandøren til kontroll, selv om de blir automatisk godkjent.
Haken Slå sammen linjer for denne leverandøren gjør at følgende varelinjer blir bokført på en
linje.
De har samme:
- Varenummer
- Varenavn
- MVA-sats
Dette valget ligger som standard på alle leverandører, men kan slås av på den enkelte ved å fjerne haken. EHF-vedlegget (den juridiske fakturaen), vil fortsatt vise alle varelinjer hver for seg.
Jeg gjør endringer i tabellen og celler og knapper endrer farge
- Grønn bakgrunn og fet tekst: Celler du endrer
- Stiplet rød ramme og Rød bakgrunn på knapper: Om endringen du legger inn skaper avvik som må håndteres
- Gul bakgrunn på knapper: Mangelfulle regler eller kvalitetskrav som ikke er oppfylt.
- Gul stiplet ramme på celler: Mangelfulle regler eller kvalitetskrav
- Rød bakgrunn på knappen MVA-kontroll: Bilag med avvik på mva. Trykker du på denne knappen åpner du Mva-kontroll for dette bilaget.
- Gul bakgrunn på knappen Reskontro: Dersom det har gått mer enn 7 dager siden bilagets forfallsdato, eller om bilaget mangler forfallsdato.
Varsel om Avvik eldre enn 7 dager i Bilagskontroll viser til bilag med røde avvik som da er mer enn en uke gammel. Følg linken eller gå til Bilagsliste og velg dette utvalget under Hurtigfilter for kontoret.
Gule avvik i bilagskontroll kan godkjennes, om bilaget er riktig. Røde avvik i bilagskontroll må utbedres før bilaget kan godkjennes.
Hva betyr 🔒hengelåsen?
Bilaget er da låst. Hold musepeker over symbolet for hengelåsen for å se hvilken bruker eller prosess som har låst.
Du kan ikke endre bilag som er låst.
Hvis du åpner et låst bilag, er de grønne knappene deaktivert. Du kan ikke bruke disse. Er det du som har låst bilaget? Da kan du likevel godkjenne bilaget.
Det kan være flere årsaker til at et bilag, eller deler av det, har lås i Bilagsbehandling:
- Den kan være krysset
- Den kan ligge til betaling i bank
Godkjenne når ønskede endringer er gjort
Når ønskede endringer er gjort kan du velge mellom å:
-
Godkjenne bilaget: Godkjenner manuelt kun dette bilaget med endringer som er gjort. På denne
knappen kan du også trykke på pil ned for å:
- Slette bilaget: Sletter bilaget med alle sine linjer, og bilagsnummeret blir deretter ledig.
- Lagre uten å godkjenne: Lagrer og bokfører bilaget uten at du godkjenner det. Du får lagret på denne måten selv om det finnes feil på bilaget.
- Godkjenne bilaget og oppdatere regel for firmaet: Da bestemmer du at når det kommer faktura fra denne leverandøren, så skal det bokføres etter de samme prinsippene som for dette bilaget. Gule 🟨 og røde 🟥 konteringer vil bli lagret som presis konteringsregel. Linjer som er grønne 🟢 oppdateres om du har gjort endringer i de. Kommende like fakturaer (fra samme leverandør, med samme varenr og varenavn til samme firma), eller fakturaer som allerede ikke er godkjent blir bokført med de nye presise konteringsreglene og automatisk godkjent hvis det ikke er andre avvik på bilaget.
- Godkjenne og oppdatere regel for kontoret: Oppdaterer regel for hele kontorets kundemasse. Det blir opprettet konteringsregler på gult 🟡 nivå for alle klienter. Disse er Generelle, og kan settes til å bli Presis.
Kan jeg behandle flere linjer samtidig?
Du kan endre flere linjer i et bilag samtidig, ved å markere gitte linjer eller Velg alle i toppen av kolonnen Velg i bilagsbehandling. Du kan f.eks. markere alle linjer og endre konto ved å trykke på Konto på arbeidslinjen over linjen.
I bilagsbehandling blir alle linjer bokført hver for seg, for å sikre at:
- Det er kjapt å ompostere en varelinje
- Vise muligheten ved å kunne automatisk kontere per varelinje
Du kan ikke føre alt på én linje. Du kan kun føre debet eller kredit per linje.
Slik angir du rentekonto ved bokføring i Bilagsbehandling
Vil du koble en rentebokføring til et bestemt lån i Bilagsbehandling? Gjør slik:
- Gå til Bilagsbehandling.
- Klikk på kolonnevalg og legg til kolonnen Rentekonto.
- Gå til bilaget hvor du skal koble til en rentekonto og søk opp kontoen i kolonnen Rentekonto
Rentekontoen brukes til å knytte rentekostnader eller -inntekter til et bestemt lån eller bankkonto, slik at du kan spore dette i rapporter.
Tips: Bruk rapporten Bilagsjournal og legg til kolonnen Rentekonto for å sjekke om renter er koblet riktig.
Oppsett i bilagsbehandling
For å endre hvorvidt du ser alle linjer i bilaget, eller kun de med avvik i Bilagsbehandling, trykk på Oppsett i toppen til venstre. Hurtigtasten for dette er Alt+A.
Du kan endre hvorvidt neste bilag i bilagslisten automatisk skal dukke opp i Bilagsbehandling. Trykk på Oppsett i toppen av Bilagsbehandling og se i boksen Ettergodkjenning av et bilag.