Du må sette opp kvittering først
Du finner veiledning i artikkelen Slik setter du opp for bokføring av kvittering. Når dette er satt opp, kan du enkelt sende inn kvitteringer via appen.
Slik åpner du kvitteringsfunksjonen
Du har to måter å starte en ny kvittering på:
- Trykk på +-ikonet på hjemskjermen.
- Gå til Bilag & kvittering og trykk på +-ikonet der.
💡Du kan også trykke og holde på ikonet til Duett-appen på mobilen din. Da får du opp hurtigvalg. Velg Legg til kvittering. Da åpnes mobilkameraet automatisk.
Tre måter å legge inn en kvittering
Når kameraet er åpent, kan du velge mellom:
- Ta bilde av kvitteringen
- Velge et eksisterende bilde fra bildegalleriet
- Velge en fil fra telefonens filarkiv
Etter å ha valgt en kvittering, kan du justere bildet ved hjelp av en justerbar ramme for å fjerne unødvendig innhold. Når du er fornøyd, trykker du på det grønne bekreftelsesikonet.
🎞️ Se hvordan du registrerer en kvittering i filmen under:
Automatisk skanning med OCR
Når du har bekreftet bildet, vil OCR-tolken skanne kvitteringen og foreslå detaljer som beløp, dato og leverandør:
Fyll ut nødvendig informasjon
Før kvitteringen kan sendes inn, må du fylle ut noen felt. Her kommer en forklaring på de ulike feltene:
- Leverandør: Hvis leverandøren allerede finnes i systemet, blir den foreslått automatisk. Hvis ikke, kan du opprette den ved hjelp av et oppslag i Brønnøysundregisteret. Utenlandske leverandører må legges inn manuelt.
- Dato: Datoen for kjøpet er hentet fra kvitteringen.
- Betalingskonto: Velg betalingsmetoden brukt for kjøpet. Denne er hentet fra oppsettet i Duett Økonomi.
- Totalbeløp: Det totale beløpet som er betalt.
- Valuta: Standard er NOK. Hvis kjøpet er gjort i en annen valuta, velger du riktig valuta her. Totalbeløpet må registreres i samme valuta som på kvitteringen.
- Kostnadskategori: Brukes for riktig bokføring i regnskapet. Du kan velge én eller flere kategorier. Ta kontakt med regnskapsføreren din hvis du er usikker på hva du skal velge.
- Kommentar: Legg inn en kommentar for å gi regnskapsfører ekstra informasjon om kjøpet. Dette er valgfritt.
- Kostnadsbærer: Registrer kvitteringen på en valgt kostnadsbærer, som for eksempel avdeling eller prosjekt. Hvis du ofte bruker spesifikke kostnadsbærere, kan du markere disse som favoritter under Innstillinger, slik at de alltid vises automatisk.
Nå kan du sende inn kvitteringen
Når du har fylt ut all nødvendig informasjon, trykker du på Send. Kvitteringen lastes da opp til Duett Økonomi og blir automatisk bokført.
Se tidligere kvitteringer
Du finner alle sendte kvitteringer under Bilag - Historikk:
Du finner også kvitteringer som du har lastet opp i appen, i Duett Økonomi. Disse finner du blant øvrige bilag som er bokført i regnskapet.
💡 Lagre kvitteringen som kladd! Hvis du ikke har tid til å fullføre registreringen med en gang, kan du lagre kvitteringen som en kladd. Når skanningen er fullført, kan du gå ut av skjermbildet, og kvitteringen lagres automatisk med status Kladd. Du finner den igjen under Bilag.