Duett Økonomi tilbyr tolking av inngående fakturaer fra PDF til EHF. Bruk av EHF-faktura gir mange fordeler, både for salg og kjøp. Fakturaen leveres maskinlesbar på varelinjenivå direkte fra avsender inn i Duett Økonomi. Da sikrer du:
- Rask håndtering av inngående faktura
- Bedre kvalitet helt ned på varelinjenivå
- Konteringsforslag for hver leverandør
- Mulighet for elektronisk attestasjon og betaling
Slik setter du opp løsningen
- Gå til Meny - Innstillinger - System - Veiviser.
- Velg Ta i bruk en ny prosess - Kostnadsstrøm. Her bestiller du e-postadresse for bilagsmottak, og tolking fra PDF til EHF. Føres regnskapet ditt av regnskapskontor, ber du regnskapsfører gjøre det.
- Be leverandørene dine nå sende deg EHF-faktura. Kan de ikke det, ber du dem å sende PDF-faktura i e-post.
- Fakturaene sjekkes i mottaket. Er kravene (nedenfor) oppfylt, konverteres faktura maskinelt til EHF. Ved behov sendes den til manuell sjekk. Til slutt sendes fakturaen til firmaet hvor e-postmottaket er registrert.
Krav til fakturaer som skal tolkes
- Faktura må sendes i PDF eller TIFF-format
- Fakturaen må inneholde organisasjonsnummer for leverandør
- Det kan ikke sendes mer enn 1 faktura pr. e-post. Sendes det flere filer i samme e-post, blir de tolket som vedlegg til fakturaen. Sendes en e-post med flere filer som inneholder fakturaer, vil ingen av filene bli tolket
Det er viktig at AutoTrans-mottak er aktivert på firmaet før filer sendes til tolking.
Hva skjer med faktura og andre bilag som ikke tolkes?
Les om hva som skjer med disse her.
Årsaker til at de ikke går igjennom tolken:
Som regel er det at kravene nevnt ovenfor ikke er oppfylt. I tillegg kan det være:
- Bilaget er ikke en faktura, men for eksempel en kontantkvittering
- Fakturaen er merket som avtalegiro
- Fakturaen er merket som betalt (kontantfaktura)
- Fakturaen har for dårlig trykk/oppløsning til å kunne tolkes
Slik skanner du bilag
Vi anbefaler å bruke en app for å skanne faktura. Dette hjelper deg å beskjære og forbedre bildet som blir tatt av bilag.
Kombiner med Attestasjon og betaling
Mottak av EHF-faktura og tolking fra PDF til EHF bør kombineres med Duett attestasjon og betaling. Da må du ha en MinSide Bank-bruker (MinSide-Inkludert). Vi anbefaler Mastercard Betaling.
Attestanten får opp fakturaene i Duett Økonomi, og kan godkjenne og betale dem direkte derfra. Ved behov kan beløp til betaling og betalingsdato endres. Du slipper manuell registrering i nettbank. Betalingene krysses og bokføres automatisk når de er gjennomført i banken. Attestasjon og betaling i Duett Økonomi kan gjøres av samme person, eller i en flyt mellom flere attestanter.
Hvor finner jeg e-postadresse for mottak av bilag?
Adressen for mottak av faktura finnes inne i Mitt Kundeforhold under Kundeforhold - Rapporter - Detaljliste bilagsmottak. Les mer i denne artikkelen.
Slik skrur du av løsningen
- Gå til ↗️Kundeforhold
- Der finner du Avtaler - Tolketjenester PDF -> EHF. NB! Dette krever at du har rettigheten Endre avtale.
- Du får da opp en liste med e-postadresser og tilknyttede mapper. Er tolken inaktiv lyser et rødt ikon. Grønt ikon viser aktiv tolketjeneste.
- For å endre status (aktivere/deaktivere) trykker du Endre. Du må godkjenne med tofaktorautentisering.
EHF-varsling til leverandører som sender PDF
💡Du kan sende bilag som ikke kan tolkes direkte til mappa for bilagsbilder. Da velger du filformatet JPG.