Duett Økonomi tilbyr tolking av inngående fakturaer fra PDF til EHF. Bruk av EHF-faktura gir mange fordeler, både for salg og kjøp. Fakturaen leveres maskinlesbar på varelinjenivå direkte fra avsender inn i Duett Økonomi. Da sikrer du:
- Rask håndtering av inngående faktura
- Bedre kvalitet helt ned på varelinjenivå
- Konteringsforslag for hver leverandør
- Mulighet for elektronisk attestasjon og betaling
Slik setter du opp e-postadresse for mottak av bilag
- Gå til Meny - Innstillinger - System - Veiviser.
- Velg Ta i bruk en ny prosess - Kostnadsstrøm. Her bestiller du e-postadresse for bilagsmottak, og tolking fra PDF til EHF. Føres regnskapet ditt av regnskapskontor, ber du regnskapsfører gjøre det.
- Be leverandørene dine nå sende deg EHF-faktura. Kan de ikke det, ber du dem å sende PDF-faktura i e-post.
- Fakturaene sjekkes i mottaket. Er kravene (nedenfor) oppfylt, konverteres faktura maskinelt til EHF. Ved behov sendes den til manuell sjekk. Til slutt sendes fakturaen til firmaet hvor e-postmottaket er registrert.
Krav til fakturaer som skal tolkes
- Faktura må sendes i PDF eller TIFF-format
- Fakturaen må inneholde organisasjonsnummer for leverandør
- Det kan ikke sendes mer enn 1 faktura pr. e-post. Sendes det flere filer i samme e-post, blir de tolket som vedlegg til fakturaen. Sendes en e-post med flere filer som inneholder fakturaer, vil ingen av filene bli tolket
- Det er viktig at AutoTrans-mottak er aktivert på firmaet før filer sendes til tolking.
Hva skjer med faktura og andre bilag som ikke tolkes?
Les om hva som skjer med disse her.
Årsaker til at de ikke går igjennom tolken:
Som regel er det at kravene nevnt ovenfor ikke er oppfylt. I tillegg kan det være:
- Bilaget er ikke en faktura, men for eksempel en kontantkvittering
- Fakturaen er merket som avtalegiro
- Fakturaen er merket som betalt (kontantfaktura)
- Fakturaen har for dårlig trykk/oppløsning til å kunne tolkes
Kombiner med Attestasjon og betaling
Mottak av EHF-faktura og tolking fra PDF til EHF bør kombineres med Duett attestasjon og betaling. Da må du ha en MinSide Bank-bruker (MinSide-Inkludert). Vi anbefaler Mastercard Betaling.
Attestanten får opp fakturaene i Duett Økonomi, og kan godkjenne og betale dem direkte derfra. Ved behov kan beløp til betaling og betalingsdato endres. Du slipper manuell registrering i nettbank. Betalingene krysses og bokføres automatisk når de er gjennomført i banken. Attestasjon og betaling i Duett Økonomi kan gjøres av samme person, eller i en flyt mellom flere attestanter.
Hvilke fakturaer kan tolkes av denne tolken?
- Ordinære fakturaer-
- Avtalegiro-fakturaer.
- Fakturaer fra utenlandske leverandører.
Hvor finner jeg e-postadresse for mottak av bilag?
Adressen for mottak av faktura finnes inne i Mitt Kundeforhold under Kundeforhold - Rapporter - Detaljliste bilagsmottak. Les mer i denne artikkelen.
Hvordan finner jeg igjen bilag som kommer fra tolken?
I Bilagskontroll kan du gå til Bilagsliste og trykke Filter.
Under Bilag velg Bilagskilde Bildetolk AutoTrans.
Du kan også se det i selve EHF-visningen av fakturaen som kommer fra tolk. Under Tilleggsdokumentasjon står det EHFportal.no recipient processed.
Kan jeg bruke tolk uten å motta EHF-fakturaer fra andre leverandører?
Ja det kan du. Når du oppretter EHF-avtale så velger du vekk haken for Aktiver automatisk mottak av EHF via Peppol.
❗Men vi anbefaler på det sterkeste at du velger å motta EHF-fakturaer, for å sikre en effektiv føring av bilag.
Hvordan ser jeg om tolking av innkommende fakturaer på e-post er aktivert på firmaet? Og aktiverer tolking på eksisterende adresse.
- Gå til ↗️Kundeforhold
- Der finner du Avtaler - Tolketjenester PDF -> EHF. NB! Dette krever at du har rettigheten Endre avtale.
Skal du skru på tolk på den eksisterende bilagsmottaks adressen? Trykk Endre.
Skal du gjøre øvrige endringer på en e-postadresse for mottak av bilagsbilder?
Slik skrur du av løsningen eller sier opp e-postadressen
- Gå til Meny - Innstillinger - Firmainformasjon i Duett Økonomi.
- Gå til arkfanen Moduler.
- Trykk vekk haken for Inkludert tolk av PDF til EHF for å skru av tolketjenesten.
-
Trykk på søppelkassen for å si opp hele e-postadressen.
EHF-varsling til leverandører som sender PDF
💡Du kan sende bilag som ikke kan tolkes direkte til mappa for bilagsbilder. Da velger du filformatet JPG.