For å kunne fakturere timer må du først ha satt opp Time. Du må også ha tilgang.
Gå til Meny - Time - Fakturering av timer. Her kan du kontrollere både timer og eventuelle varer som er registrert gruppert etter kunde:
Knytt timer til bærere
Du kan knytte timer til flere ulike bærere, for eksempel prosjekt, avdeling eller egendefinerte bærere. Disse setter du opp under Meny - Innstillinger - Grunnregistre. Her kan du også redigere allerede opprettede bærere.
På en vare kan du angi et krav om at bærer må fylles ut. I tillegg kan du angi forslagsverdi.
Timer til fakturering må registreres mot kunde
Alle timer som skal brukes til fakturering må du registrere mot en kunde. Dette kan du legge inn ved å gå til Meny - Salg. Trykk på Ny kunde.
Vi anbefaler som et minimum at du oppretter kunde med navn, adresse, organisasjonsnummer, e-post og kontaktperson. Da legger du til rette for elektronisk fakturering (EHF).
Du kan også opprette ny kunde direkte i appen.
Kunder skal attestere timer før fakturering
Timer og vareforbruk må registreres mot en vare
Alle timer og vareforbruk må registreres mot en vare. Dette oppretter du via Meny - Salg. Trykk på Ny vare. Velg Avansert registrering:
I feltet Varetype må du velge Timevare. Dette benyttes på varer som er grunnlag for arbeidstidstimer. Du må velge om føringer mot varen som standard skal gi grunnlag for fakturering i feltet Fakturakode. På denne varetypen vil prisen multipliseres med antallet som angis ved registrering.
Hele vareregisteret er tilgjengelig i appen
I store vareregister kan det være hensiktsmessig å gruppere timevarer eller andre varegrupper som skal benyttes i appen. For eksempel kan du gruppere ved å gi varene felles forbokstav i varenavnet. Det forenkler søk på varen. I Duett App er det begrenset bredde på feltene i forhold til enheten og det kan være lurt å tenke på dette ved valg av varenavn.
Sett riktige innstillinger for fakturering
Ved oppstart bør du innom innstillinger for faktura under Meny - Time og Reise - Fakturering av timer:
Velg:
- om like timelinjer skal slås sammen eller ikke
- om like varelinjer skal slås sammen eller ikke
- fakturadato
- fakturalayout
- bankkonto
Avslutt med Trykk her for å ta i bruk endringene.
Behandle fakturagrunnlaget
- Gå til Meny - Time og Reise - Fakturering av timer.
- På arkfane Detaljerte timeposter i skjermbildet Fakturer timer kan du redigere timer og varer.
- Trykk på Filter-knapp for å angi ønsket utvalg. Avslutt med Sett filter. Du kan også justere kolonneoppsettet for å se ønskede opplysninger. Dette kan tilpasses til den enkelte kunde.
- Når grunnlaget er som ønsket velger du om timelisten skal legges ved fakturaen som vedlegg ved å merke av for Legg ved timeliste. Du kan videre forhåndsvise fakturaen ved å klikke Vis fakturaen inkl. vedlegg.
- Nå kan du trykke på den grønne knappen øverst til høyre. Velg om du vil:
- Send fakturaen til kunde: Du fakturerer da kunde med en gang.
- Fortsett til fakturering: Du går nå til det ordinære faktureringsskjermbilde. Da har du mulighet til å endre varenavn, legge til en tekstlinje, legge til en varelinje eller legge til vedlegg
- Legg til eksisterende ordre: Du kan da legge timene i fakturagrunnlaget til en eksisterende ordre.
Skjule beløp/pris i Timeliste
I visse tilfeller ønsker man ikke at pris/beløp skal vises i timeliste 🧐
For å skjule dette, trykker du på arkfanen Timeliste inne under Meny - Time - Fakturer timer.
Gå til Velg kolonner for timelisten og fjern de ønskede kolonnene.
❗Dette får da effekt kun for denne kunden.
Kan jeg legge til timer i eksisterende ordrer?
Ja! Du kan legge til timer i eksisterende ordre i Fakturer timer. Fra den grønne godkjennings-knappen oppe til høyre, velg Legg til eksisterende ordre
Har du opprettet ordre, for eksempel via viderefakturering, kan du bruke denne funksjonen for å slippe å opprette flere ordrer til samme kunde.