I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvilke valideringer og kontroller som kjøres for at et bilag skal bli flyttet til Fullført-arkfanen i Bilagsbehandling.
Formålet med validering er å sikre at bilag oppfyller bokføringsreglene og Duett's krav til korrekt kontering og håndtering – slik at du kan være trygg på at bilagene er gyldige og klare for bokføring eller godkjenning.
Vi deler de inn i tre statuser og arkfaner i Bilagsbehandling:
| Status | Hva betyr det? |
| Rød 🔴— Må korrigeres | Kritiske avvik som du MÅ rettes før du kan godkjenne bilaget. |
| Gul 🟡— Under behandling | Avvik som bør du bør sjekke. Du kan godkjenne disse uten å rette ved å trykke Godkjenn gule varsler på valgte bilag. |
| Grønn 🟢 — Fullført | Ingen varsler. Bilaget er gjennomgått og godkjent. |
Dette er alt du trenger å vite for å kunne jobbe effektivt i Bilagsbehandling ✅.
Men vil du vite mer om akkurat hvordan bilag får de ulike statusene, kan du fortsette å lese artikkelen 🤓 ⬇️.
Hvordan blir bilag validert?
Bilag blir validert hver gang:
- du lagrer 💾 et bilag
- du godkjenner ✅ et bilag
- når noe blir automatisk 🖥️ bokført (som en EHF-faktura fra leverandør)
Ulike valideringer kjøres ut i fra hvilken avdisse handlingene som skjer.
Når du lagrer
Kjører strukturelle og feltbaserte kontroller:
- obligatoriske felt
- forenlighet mellom konto og bilagstype
- mengder
- perioder
- balanse
- merverdiavgift
- reskontro og de fleste regler som gjelder for bokføring
Når du godkjenner
Gjøres alt som når du lagrer. I tillegg kontrolleres alt som har med attestasjon:
attestasjons status
- uleste meldinger
- kontering endret i attestasjon
- er bilaget i en avsluttet periode
Når et bilag blir automatisk bokført
Så gjøres alt som nenvt over.
Når et bilag (for eksempel en EHF-faktura) kommer automatisk inn til Duett er meningen at oppsett skal gjøres slik at håndteringen skjer effektivt og uten endring, hvis systemet er satt opp riktig til å gjøre korrekt bokføring.
Hva blir validert og hvordan korrigerer du det som er feil eller mangler?
Oppstår det feil eller mangler ved validering, kan du selv korrigere og rette dette:
Bilagsinformasjonsfelter
Disse kontrollene gjelder feltene øverst på bilaget – referansenummer, organisasjonsnummer, bankkonto, KID og attestasjonsflyt.
Eksempel: Inngående faktura
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i valideringsfelt | Gjelder for (foreløpig) | Når |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Feil | Referansenummer må fylles inn. | «Verdi er påkrevd» | Inng. faktura (3), kreditnota (4), kvittering (18), utg. faktura | Lagre og Godkjenn |
| 2 | Feil | Bankkonto må fylles inn når «Skal betales» er huket av. | «Verdi er påkrevd» | Inngående faktura (3) | Lagre og Godkjenn |
| 3 | Advarsel | Et felt bør fylles inn (myk advarsel – f.eks. valgfrie, men anbefalte felter). | «Verdi er påkrevd» | Inng. faktura, kreditnota, utg. faktura | Lagre og Godkjenn |
| 4 | Feil | Et felt blir påkrevd når en tilknyttet ja/nei-kontroll har den påkrevde verdien. | «Verdi er påkrevd» | Bindende bilagstype (TBD) | Lagre og Godkjenn |
| 5 | Feil | Organisasjonsnummer må være gyldig (9 siffer, MOD-11-kontrollsiffer). | «Organisasjonsnummer er ugyldig» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 6 | Advarsel | KID-nummer må være gyldig (MOD-10 eller MOD-11). Kontrolleres kun når KID er fylt inn. | «KID {0} er ikke gyldig» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 7 | Advarsel | Bankkontonummer må være gyldig (11 siffer, MOD-11). Kontrolleres kun når bankkonto er fylt inn. | «Bankkontonr {0} er ugyldig» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 8 | Advarsel | Referansenummeret er allerede brukt på et annet bilag for samme konto / bilagstype. | «Refnr er allerede i bruk» | Inng. faktura, kreditnota, kvittering, utg. faktura | Lagre og Godkjenn |
| 48 | Feil | En attestasjonsflyt må velges når den er påkrevd og det finnes attestasjonsflyter. | «Verdi er påkrevd» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
Hva gjør du?
- Feil: Referansenummer mangler (nr. 1): Fyll inn faktura-/kreditnota-/kvitteringsnummer i referansenummerfeltet på bilagshodet.
- Feil: Bankkonto mangler ved «Skal betales» (nr. 2): Legg inn korrekt kontonummer (11 siffer) i bankkonto-feltet.
- Advarsel (nr. 3): Bilaget kan lagres og godkjennes, men kontroller om det manglende feltet bør fylles inn.
- Feil: Betinget påkrevd felt (nr. 4): Fyll inn feltet som ble aktivert av ja/nei-kontrollen.
- Feil: Ugyldig organisasjonsnummer (nr. 5): Sjekk at organisasjonsnummeret er korrekt (9 siffer). Finn korrekt nummer i Brønnøysund.
- Advarsel: Ugyldig KID (nr. 6): Kontroller KID-nummeret mot fakturaen. Fjern KID om det ikke er aktuelt – dette er en advarsel, ikke en blokker.
- Advarsel: Ugyldig bankkontonummer (nr. 7): Kontroller at kontonummeret er 11 siffer og korrekt. Advarsel – bilaget kan lagres.
- Advarsel: Duplikat referansenummer (nr. 8): Kontroller om bilaget er registrert tidligere. Advarsel – du kan lagre dersom det er bevisst. 💡Duplikat referansenummer sjekkes også i Innboksen.
- Feil: Attestasjonsflyt påkrevd (nr. 48): Velg riktig attestasjonsflyt fra listen i bilagshodet.
Konto og bokføringslinjer
Disse kontrollene gjelder hvilke kontoer som brukes på bokføringslinjene, om bilagstypen tillater bruken, og om kontooppsettet samsvarer med det som er postert.
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i valideringsfeltet | Gjelder for | Når |
|---|---|---|---|---|---|
| 9 | Feil | Bilagsartens oppsett tillater ikke postering på vanlig konto. | «Bilagstype {0} tillater ikke bruk av vanlig konto» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 10 | Feil | Bilagsartens oppsett tillater ikke postering på leverandørkonto. | «Bilagstype {0} tillater ikke bruk av leverandørkonto» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 11 | Feil | Bilagsartens oppsett tillater ikke postering på kundekonto. | «Bilagstype {0} tillater ikke bruk av kundekonto» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 12 | Feil | Debetkontoen forventes å være i bilagsartens debet-kontogruppe. | «Bilagstype {0} foreslår bruk av konto for Debet i kontogruppe {1}» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 13 | Feil | Kreditkontoen forventes å være i bilagsartens kredit-kontogruppe. | «Bilagstype {0} foreslår bruk av konto for Kredit i kontogruppe {1}» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 14 | Feil | Kontoen er satt opp til ikke å brukes til bokføring. | «Konto {0} har oppsett for å ikke brukes til postering» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 15 | Feil | Linjen er postert på en oppsatt feilkonto. | «Bilagslinjer er ført på feilkonto» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 16 | Feil | Hver bokføringslinje må ha minst en debet- eller kreditkonto. | «Debet eller Kredit må velges» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 17 | Feil | Når begge sider har MVA, må de bruke samme MVA-kode. Ellers må føringen splittes på to linjer. | «Valgte hovedbokskontoer har ulike mva-koder. Bokføringen må splittes på 2 linjer» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
Hva gjør du?
- Konto ikke tillatt av bilagsart (nr. 9–11): Bytt til en konto som er tillatt for bilagsarten, eller endre bilagsarten.
- Feil kontogruppe debet/kredit (nr. 12–13): Velg en konto innenfor kontogruppen som meldingen angir.
- Konto ikke til postering / feilkonto (nr. 14–15): Velg en annen konto.
- Mangler debet eller kredit (nr. 16): Fyll inn konto på minst én side av bokføringslinjen.
- Ulike MVA-koder (nr. 17): Del opp føringen på to separate bokføringslinjer – én per MVA-kode.
Referansenummer og forfallsdato
Disse kontrollene gjelder om påkrevd fakturanummer, kreditnotanummer eller referansenummer er fylt inn, og om forfallsdato er korrekt.
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i valideringsfeltet | Gjelder for | Når | Eksempler |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 18 | Feil | Bilagsarten krever fakturanummer, kreditnotanummer, kvitteringsnummer eller referansenummer på reskontrolinjer. | «Denne bilagsarten krever fakturanummer eller referansenummer. Vennligst fyll inn dette under bilagsinformasjon» (tilsvarende for kreditnota og kvittering) | Bilagsarter som krever ref.nr. | Lagre og Godkjenn | F.eks. inngående faktura krever at et fakturanummer er påført. |
| 19 | Advarsel | Bilagsarten krever forfallsdato på reskontrolinjer. | «Bilagstypen mangler forfallsdato» | Bilagstyper som krever forfallsdato | Lagre og Godkjenn | Når en faktura bokføres, varsler systemet at det mangler forfallsdato for å minne brukeren på at dette bør påføres. |
| 20 | Feil | Forfallsdato kan ikke være tidligere enn bilagsdato. | «Forfallsdato kan ikke være tidligere enn bilagsdato» | Inng. faktura, kreditnota, utg. faktura | Lagre og Godkjenn | Logikk som sikrer at forfallsdato aldri er tidligere enn bilagsdato. |
Hva gjør du?
- Manglende faktura-/referansenummer (nr. 18): Fyll inn korrekt faktura- eller referansenummer i feltet «Bilagsinformasjon» på bilagshodet.
- Manglende forfallsdato (nr. 19): Fyll inn forfallsdato på reskontrolinjen. Advarsel – bilaget kan lagres og godkjennes, men bør rettes.
- Forfallsdato før bilagsdato (nr. 20): Korriger forfallsdatoen slik at den er lik eller etter bilagsdatoen.
Mengder
Noen kontoer krever eller begrenser bruken av mengdefeltene (Mengde 1 og Mengde 2). Disse kontrollene sikrer at mengder er i tråd med kontooppsettet.
Krav om utfylling av mengde på kontonivå gjøres på kontoplan på den aktuelle konto
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i valideringsfeltet | Gjelder for | Når |
|---|---|---|---|---|---|
| 21 | Feil | Kontoen krever at Mengde 1 fylles inn. | «Mengde 1 er påkrevd for å bruke konto {0}» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 22 | Feil | Kontoen tillater ikke at Mengde 1 fylles inn. | «Mengde 1 kan ikke settes på konto {0}» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 23 | Feil | Kontoen krever at Mengde 2 fylles inn. | «Mengde 2 er påkrevd for å bruke konto {0}» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 24 | Feil | Kontoen tillater ikke at Mengde 2 fylles inn. | «Mengde 2 kan ikke settes på konto {0}» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
Hva gjør du?
- Mengde påkrevd (nr. 21, 23): Fyll inn riktig mengde i Mengde 1- eller Mengde 2-feltet på bokføringslinjen.
- Mengde ikke tillatt (nr. 22, 24): Fjern verdien fra mengdefeltet, eller velg en annen konto som tillater mengde.
Periode, regnskapsår og periodisering
Disse kontrollene gjelder datoer i periodiseringsdialogen. De sikrer at start- og stoppdatoer er logisk konsistente.
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i dialog | Gjelder for | Når |
|---|---|---|---|---|---|
| 25 | Feil | En dato kan ikke være senere enn en relatert dato (f.eks. stoppdato / periode-til). | «En dato kan ikke være senere enn en relatert dato» | Bilagstyper med periodisering | Lagre og Godkjenn |
| 26 | Feil | En dato kan ikke være tidligere enn en relatert dato (f.eks. startdato / periode-fra). | «En dato kan ikke være tidligere enn en relatert dato.» | Bilagstyper med periodisering | Lagre og Godkjenn |
| 27 | Feil | En dato må være innenfor et tillatt min/maks-intervall. | «En dato må være innenfor et tillatt min/maks-intervall.» | Bilagstyper med periodisering | Lagre og Godkjenn |
Hva gjør du?
- Dato utenfor tillatt intervall (nr. 25–27): Korriger datoen i tidsfordelingsdialogen slik at start- og stoppdatoer er logisk konsistente og innenfor tillatt intervall.
Balanse – sjekk på bilagsdifferanse
Disse kontrollene sikrer at bilaget er i balanse – at sum debet er lik sum kredit per periode, regnskapstype og næringsgruppe.
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i appen | Gjelder for | Når |
|---|---|---|---|---|---|
| 28 | Feil | Når et eksisterende bilag redigeres, må hver linje ha et bilagsnummer. | «En eller flere bilagslinjer mangler bilagsnummer» | Alle bilagstyper | Lagre |
| 29 | Feil | MVA-linjer på samme bilag må alle være i samme periode. | «Bilaget inneholder MVA-linjer i forskjellig periode» | Bilagstyper med MVA | Lagre og Godkjenn |
| 30 | Feil | Sum debet og kredit per periode må balansere per regnskapstype og næringsgruppe. | «Differanse på {0} i periode {1}.» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 31 | Feil | Finans/Drift- og felleskontoer må balansere per periode og næring. | «Differanse mellom Finans/Drift og felles på {0} i periode {1}.» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 32 | Feil | Skatt- og felleskontoer må balansere per periode og næring. | «Differanse mellom skatt og felles på {0} i periode {1}.» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
Hva gjør du?
- Differanse (nr. 30–32): Kontroller at sum debet = sum kredit. Gå gjennom alle linjer og sjekk beløp, kontoer og perioder.
- MVA-linjer i ulike perioder (nr. 29): Sørg for at alle MVA-linjer er i samme periode. Juster bilagsdato eller kontakt regnskapsfører.
- Manglende bilagsnummer ved redigering (nr. 28): Dette er en intern systemkontroll. Ta kontakt med support dersom du ser denne feilen uventet.
Reskontro
Disse advarselsvarslene gjelder åpne reskontrolinjer (kundefordringer / leverandørgjeld) som mangler forfallsdato.
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i appen | Gjelder for | Når |
|---|---|---|---|---|---|
| 34 | Advarsel | En åpen reskontrolinje (kunde/leverandør) mangler forfallsdato. | «Faktura {0} {1} mangler forfallsdato» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
Hva gjør du?
- Manglende forfallsdato (nr. 34): Legg inn forfallsdato på reskontrolinjen. Advarsel – blokkerer ikke lagring eller godkjenning, men bør rettes for korrekt reskontrooversikt.
Rentekonto
Disse kontrollene gjelder om rentekonto er korrekt satt opp for kontoer som krever det.
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i appen | Gjelder for | Når |
|---|---|---|---|---|---|
| 35 | Feil | Rentekonto er påkrevd for å bruke kontoen. (Ja, kreves utfylt) | «Rentekonto er påkrevd for å bruke konto {0}» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 36 | Advarsel | Rentekonto er foreslått (via dialog) for kontoen, men ingen er satt. Merk at dette gjelder kun i Win, og det er ingen dialog-løsning i Bilagsbehandling. |
«Rentekonto er satt opp med dialog for konto {0}» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 37 | Feil | Rentekonto kan ikke settes på denne kontoen. (Kontoforslag: Brukes = Nei) | «Rentekonto kan ikke settes på konto {0}» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
Hva gjør du?
- Rentekonto påkrevd (nr. 35): Velg riktig rentekonto i rentekontofeltet på bokføringslinjen.
- Rentekonto foreslått (nr. 36): Advarsel – systemet foreslår at du setter rentekonto. Vurder om det er nødvendig. Denne gjelder for en dialog i Win, men dette finnes ikke i BB.
- Rentekonto ikke tillatt (nr. 37): Fjern rentekontoen fra linjen – denne kontoen støtter ikke rentekonto.
Attestasjon og Attestasjonsflyt
Disse kontrollene gjelder Attestasjon // Attestasjonsflyt – godkjenning av bilag via MinSide. De fleste kjøres kun ved Godkjenn, og hindrer at regnskapsfører godkjenner bilag med uavklart attestasjonsstatus.
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i appen | Gjelder for | Når |
|---|---|---|---|---|---|
| 38 | Advarsel | Linjens attestasjonsstatus er Pause eller Til attestasjon – uvanlig ved godkjenning. | «En eller flere bilagslinjer har attestasjonsstatus som ikke kan godkjennes» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
| 39 | Feil | Linjens attestasjonsstatus er Avvist – godkjenning blokkeres. | «En eller flere bilagslinjer har attestasjonsstatus som ikke kan godkjennes» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
| 40 | Advarsel | Linjens attestasjonsstatus er Til signering – uvanlig ved godkjenning. | «En eller flere bilagslinjer har attestasjonsstatus som ikke kan godkjennes» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
| 41 | Advarsel | Linjen har en attestasjonsstatus som ikke er i tillatt liste. | «En eller flere bilagslinjer har attestasjonsstatus som ikke er gyldig» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
| 42 | Advarsel | En eller flere linjer har uleste attestasjonsmeldinger. | «En eller flere bilagslinjer har uleste attestasjonsmeldinger» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
| 43 | Advarsel | Konteringen (konto eller beløp) på linjen ble endret etter at attestasjon startet. | «En eller flere bilagslinjer har kontering som er endret i attestasjon» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
| 44 | Advarsel | Bærere på linjen ble endret etter at attestasjon startet. | «En eller flere bilagslinjer har bærer(e) som er endret i attestasjon» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
| 45 | Advarsel | Fordelingen på linjen ble endret etter at attestasjon startet. | «En eller flere bilagslinjer har fordeling som er endret i attestasjon» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
| 46 | Advarsel | Periodisering på linjen ble endret etter at attestasjon startet. | «En eller flere bilagslinjer har tidsfordeling som er endret i attestasjon» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
| 47 | Advarsel | Linjen er bokført fra Bilagsmottak på MinSide. Merknad: Denne teksten skal endres til å navngi «Innboks» når dette kommer opp i Bilagsbehandling. |
«En eller flere bilagslinjer er bokført fra Bilagsmottak MinSide» | Alle bilagstyper | Godkjenn |
Hva gjør du?
- Status Avvist (nr. 39): Bilaget kan ikke godkjennes. Korriger attestasjonsstatusen eller kontakt den som attesterer, og be vedkommende behandle avvisningen på MinSide.
- Status Pause / Til attestasjon (nr. 38) og Til signering (nr. 40): Advarsler – bilaget kan godkjennes, men vurder om attestasjonen bør fullføres først.
- Uleste meldinger (nr. 42): Gå til bilagene under behandling, og marker disse meldingene som lest.
- Endringer etter attestasjon startet (nr. 43–46): Vurder om endringene er vesentlige. Dersom kontering, bærere, fordeling eller tidsfordeling er endret vesentlig, bør attestasjonen gjentas.
- Bokført fra MinSide (nr. 47): Informasjonsadvarsel – ingen handling påkrevd. Denne skal i prinsippet ikke dukke opp nå i BB. Evnt om det er endret til Innboks (?).
Årsoppgjør
Disse kontrollene gjelder bilag som er tilknyttet årsoppgjørspostering. De er relevante for firmaer som bruker årsoppgjørsfunksjonalitet i Duett.
| # | Type | Regel / hva kontrolleres | Melding i appen | Gjelder for | Når |
|---|---|---|---|---|---|
| 49 | Feil | Linjen mangler påkrevde årsoppgjørsposteringer (Normal – skatt). | «Linjen mangler posteringer for årsoppgjør» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 50 | Feil | Linjen mangler påkrevde finans-/driftsregnskapsposteringer for årsoppgjør (Normal). | «Linjen mangler finans-/driftsregnskapsposteringer for årsoppgjør» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 51 | Feil | Linjen mangler påkrevde finans-/driftsregnskapsposteringer for årsoppgjør (investering, AAFFR). | «Linjen mangler finans-/driftsregnskapsposteringer for årsoppgjør» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 52 | Feil | Linjen mangler påkrevde skatteposteringer for årsoppgjør (investering, AAFFR). | «Linjen mangler skatteposteringer for årsoppgjør» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
| 53 | Feil | Linjen mangler påkrevde skatteposteringer for årsoppgjør (realisasjon, AAFFR). | «Linjen mangler skatteposteringer for årsoppgjør» | Alle bilagstyper | Lagre og Godkjenn |
Hva gjør du?
- Disse feilene er systemkontroller knyttet til årsoppgjørsfunksjonaliteten.
- Feilmeldinger kan dukke opp når det forsøkes å legge til årsoppgjørsposteringer på en hovedbokskonto der dette i prinsippet ikke skal være mulig. Systemet skal ikke aktivere muligheter for dette om det er logiske brister her, men feil kan forekomme.
Hva gjør du når alle felt er låst og du ikke kan rette valideringsfeil?
Hvis du får en valideringsfeil (for eksempel «Bilagsarten krever refnr.»), men alle felt i bilaget er låst og du ikke kan redigere noe, skyldes dette vanligvis at bilaget tilhører en låst regnskapsperiode.
Hva gjør du?
- Gjenåpne perioden bilaget tilhører. Se artikkelen Gjenåpne perioder for fremgangsmåten.
- Gå tilbake til bilaget og fyll inn det som mangler (for eksempel referansenummer).
- Godkjenn eller lagre bilaget.
- Husk å låse perioden igjen etterpå om nødvendig.
Merk: Årsaken er ikke nødvendigvis at bilaget er krysset – sjekk alltid periodestatusen først når feltene fremstår som låst uten annen synlig grunn.