Denne veiledningen gjelder Duett Win.
Innledning
Dette dokumentet beskriver
- Hvordan Duett oppfyller bokføringsregelverkets krav til sporbarhet
- Hvordan Duetts funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder fungerer
Dokumentasjon om disse forhold skal oppbevares og være tilgjengelig også etter det siste regnskapsåret funksjonaliteten ble benyttet.
1. Kontrollsporet – kort om regelverket
Bokføringsloven § 4 nr. 7 krever at det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom a) dokumentasjon av bokførte opplysninger, b) spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering og c) pliktig regnskapsrapportering, jf. også lovens §§ 6 og 10 første ledd. Bokførte opplysninger etter § 7 første ledd som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i minst 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 b første ledd, jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 3. For nærmere beskrivelse av reglene henviser vi til Norsk Bokføringsstandard NBS nr 2 Kontrollsporet.
2. Duett har følgende løsninger for å ivareta kravene til kontrollspor
2.1. Fra dokumentasjon av bokførte opplysninger til pliktig regnskapsrapportering
2.1.1. Bokføringsspesifikasjon, jf. bokføringsforskriften § 3-1 nr. 1
Bilagsjournal og dagbok inneholder alle bokførte opplysninger pr. periode, der alle poster fremgår i ordnet rekkefølge med bilagsnummer, bilagsdato og tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Systemgenererte poster (som for eksempel avgiftsposteringer) fremkommer som totaler som er lett kontrollerbare. Det samme gjelder for poster som er spesifisert i underliggende journaler eller lignende (eksempelvis fakturajournal). Bilagsregistrering har en logg som viser hvilke bilagsnummer som elektroniske fakturaer og avregninger er bokført til.
2.1.2. Kontospesifikasjon, jf. Bffskr. § 3-2 nr. 2
Hovedbok systematiserer de bokførte opplysningene i 2.1.1 på regnskapets konti. Visse opplysninger (f.eks. mva) vises summert, men kan spesifiseres. Se neste avsnitt, mv. Duett har flere varianter av hovedbok som spesifiserer ut fra ulike behov.
2.1.3. Kunde- og leverandørspesifikasjon, jf. Bffskr § 3-1 nr. 3 og 4
Reskontroliste standard viser alle transaksjoner med kunder og leverandører med de nødvendige tilleggsspesifikasjoner. Reskontrolista har flere valgbare alternative utforminger for å spesifisere reskontroen.
2.1.4. Spesifikasjon av uttak og salg til eiere, deltakere og ansatte , jfr. Bffskr § 3-1 nr. 5, 6, 7
Duetts har faste og valgfrie kostnadsbærere, og ved hjelp av disse kan slike transaksjoner spesifiseres ihht. bokføringsforskriften. Spesifikasjonene rapporteres i spesifikasjonene nevnt i 2.1.1, 2.1.2 og 2.1.3.
2.1.5. Spesifikasjon av merverdiavgift, jf. Bffskr § 3-1 nr. 8
Duett-rapportene MVA pr. transaksjon, MVA-avstemming og MVA-grunnlag leverer spesifikasjoner som ivaretar denne forskriften.
2.2. Kontrollspor fra pliktige spesifikasjoner til pliktig regnskapsrapportering
2.2.1. Kontrollspor for omsetningsoppgaver
I Duett gir hjelperapporten MVA-avstemming en direkte sammenheng mellom pliktig rapport (omsetningsoppgaven) og regnskapets spesifikasjoner.
2.2.2. Kontrollspor for ligningsoppgaver
I Duetts rapportsentral finnes en rapporttype som heter Kontotilknytningsdetaljer – RF-skjema. Disse viser knytningen mellom poster i ligningsskjema og tilhørende konti. I disse kontotilknytningsutskriftene kan en via skjemapost ”drille seg ned” aktuell konto og det enkelte bilaget som ligningsposten består av. Poster som ikke er tilknyttet konti i regnskapet, blir hentet fra andre skjema i hht til postnummerhenvisningen i skjemaet. Kontotilknytningsrapporten viser bare konti som har regnskapsførte beløp. For å vise alle konti som potensielt er tilknyttet ligningsrapporten, må en benytte valget Kontotilknytninger under Klientens registre. Her vises alle konti som er knyttet til posten i ligningsoppgaven. Her har en også mulighet til skrive ut Kontroll av kontotilknytningen for å sjekke evt. overlappinger og hull i tilknytningene mellom regnskap og ligningsskjema.
2.2.3. Kontrollspor for årsregnskap for fullt regnskapspliktige
Rapporten Kontotilknytningsdetaljer – Regnskap viser resultatpostene i årsregnskap for fullt regnskapspliktige. På samme måten som for ligningsoppgaver gir menyen Kontotilknytninger oversikt over alle konti som akkumuleres til de ulike linjene i årsregnskap. Her kan en også sjekke hull/overlappinger og korrigere om nødvendig.
2.2.4. Kontrollspor for driftsregnskap og andre regnskapsrapporter
Rapportene Kontotilknytningsdetaljer – Regnskap og Kontotilknytningsdetaljer – Drift viser hvilke konti som inngår i disse rapportene, og disse rapporten utgjør dermed kontrollsporet mellom spesifikasjon og rapport.
3. Lukking av regnskapsperioder – kort om regelverket
Regnskapsperioder skal lukkes innen fristene for ajourhold i Bokføringsloven § 7 annet ledd og Bokføringsforskriften § 4-1, jf. Bokføringsforskriften § 7-6 og emne Krav til ajourhold av regnskapet. Lukkingen skal skje på en måte som gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger.
I NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale kap. 8 er det gitt utfyllende regler om kravene til lukking av regnskapsperioder. Gjenåpning av lukkede regnskapsperioder kan skje dersom dette er nødvendig for etterlevelse av bestemmelser gitt i eller i medhold av lov, jfr. NBS 1 kap 8.7. Regnskapsperioden skal lukkes på nytt snarest mulig etter gjennomført bokføring. Gjenåpning og gjennomført bokføring skal dokumenteres særskilt.
4. Duett har følgende løsning for å ivareta disse kravene
4.1. Bilag som er periodeavsluttet, men ikke terminavsluttet
Bilag som er periodeavsluttet, men ikke mva-terminavsluttet, vises på gul bakgrunn i skjermbildet for bilagsregistrering. Slike posteringer kan endres eller slettes, i Duett kalt ’lett sporing’. Den originale posteringen blir oppbevart selv om den ikke lenger er synlig i bilagsregistreringen. Den blir skjult og arkivert i bilagsregistret, og kan skrives ut i rapporten Sporingslogg, som finnes i rapportsentralen under Periodiske rapporter. Tilsvarende sporingstype inntrer ved endring av inngående balanse etter at én eller flere perioder er avsluttet, f.eks. ved omarbeiding av regnskap der en skal levere årsregnskap for fullt regnskapspliktige. Nye eller endrede linjer i inngående balanse blir likevel lagret i periode 1.
4.2. Endring av bilag som er terminavsluttet
Bilag som er terminavsluttet, dvs. at de har inngått i pliktig rapportering, vises på grønn bakgrunn. Når man vil endre slike bilag, tilbyr Duett funksjonen ’streng sporing’. Dvs. at hvis en f.eks. endrer beløpet direkte på et terminavsluttet bilag, får man en dialog som a) forteller at terminavsluttet postering ikke kan endres i avsluttet termin, men b) at posteringen vil bli merket som endret og c) at korrigert postering blir bokført på valgfritt bilagsnummer i ny periode. Ved godkjenning av dialogen gjør Duett følgende: I ny periode a) reverseres (motposteres) det opprinnelige bilaget på nytt bilagsnummer og b) korrigert bilag blir så bokført på dette bilagsnummeret. En slipper altså å gjøre korrigeringen manuelt. Felter som ikke har betydning for rapporteringen, for eksempel merknadsfeltet, kan likevel korrigeres uten sporing. Terminavsluttede bilag som er endret, vises med rød skrift på grønn bakgrunn i bilagsregistreringsbildet. En egen knapp på verktøylinja viser sammenhengen mellom opprinnelig bilag og korreksjonsbilag. Ovenfor nevnte Sporingslogg skriver ut slike endrede bilag.
4.3. Sletting av terminavsluttet bilag
Sletting av terminavsluttet bilag framkaller den samme dialogen som omtalt i forrige avsnitt. Slettingen blir utført ved at opprinnelig bilag blir motpostert i ny periode.
4.4. Gjenåpning av lukkede regnskapsperioder.
Duett har ingen generell funksjon for gjenåpning av avsluttede perioder. Dersom det er oppstått feil som ikke konstateres før perioder eller år er avsluttet, og lett/streng sporing ikke er en brukbar korrigeringsmetode, er det mulig å søke bistand hos Duett AS. Support-konsulenter vil kunne låse opp og korrigere etter behov. Slike inngrep vil bli dokumentert gjennom saksbehandlersystemet som supportavdelingen i Duett AS benytter. Følgende handlinger dokumenteres ved gjenåpning av regnskapsperioder:
- dato for gjenåpning
- hvem som utførte handlingen
- årsaken til gjenåpningen
- dato for ny lukking