Måten fakturaen blir sendt på fra Duett Økonomi, kaller vi sendemetode. Dette blir automatisk valgt i en prioritert rekkefølge:
- EHF (for firmaer/organisasjoner)
- AvtaleGiro (for privatkunder)
- eFaktura (for privatkunder)
- E-post
- Utskrift i PDF-fil
Det vil si at du slipper å tenke på dette når du sender fakturaer.
1. EHF
For at du skal kunne sende EHF til en kunde:
- Må kunden ha valgt at de ønsker å motta EHF. Dette velger kunden i sitt økonomisystem.
- Sending av EHF må være aktivert på firmaet du sender fra
- Organisasjonsnummer på kunde må være utfylt. NB❗ EHF-faktura kan kun sendes til bedrifter/organisasjoner.
Kunder som kan motta EHF, får en grønn hake til høyre for organisasjonsnummeret:
2. AvtaleGiro
For at du skal kunne sende AvtaleGiro til en kunde så må:
- Automatisk innbetaling (OCR) være aktivert på firmaet
- AvtaleGiro være aktivert på firmaet
- Du sende en faktura til kunden etter at avtalene over er aktivert.
- Når de betaler denne i nettbanken med KID, får de opp spørsmål om de ønsker AvtaleGiro-fakturaer fremover. Dette må de akseptere.
Når dette over er på plass, ser du dette på kunden ved å gå til Meny - Salg - Kunder og arkfanen Fakturering og neste faktura du sender til de vil være AvtaleGiro:
Vi ser at AvtaleGiro står som sendemetode og datoer for om kunden har valgt AvtaleGiro og om de ønsker varsling.
Om kunden velger e-postvarsling, får de tilsendt fakturaen som PDF på e-post.
Hvis kunden ikke lengre ønsker å motta AvtaleGiro-fakturaer fra deg som leverandør, må de slette avtalen for AvtaleGiro i nettbanken.
3. eFaktura
For at du skal kunne sende eFaktura til kunde så må:
- Automatisk innbetaling (OCR) være aktivert på firmaet
- Sending av eFaktura må være aktivert på firmaet du sender fra
- Kunden ha valgt at de ønsker å motta dette. Dette gjøres normalt i nettbanken.
- Kundekortet må inneholde nok opplysninger
NB! Kunder som har valgt mottak av EHF, kan ikke motta eFaktura.
Kunder som kan motta eFaktura, har en blå runding til venstre for navnet.
4. E-post
På kunder hvor feltet E-postadresse for fakturamottak på arkfane Fakturasending er fylt ut, blir faktura sendt på e-post dersom EHF eller eFaktura ikke kan benyttes.
5. Utskrift (PDF-fil)
Hvis faktura ikke kan sendes på noen annen måte, blir sendemetoden utskrift.
Overstyre sendemetode for en enkelt faktura
Skal du endre sendemetode for en enkelt faktura? Da lagrer du ordren og går til fakturasenteret. Trykk i kolonnen sendemetode og velg ønsket metode.
Trykk i kolonnen sendemetode og velg ønsket metode:
Du får da opp et vindu om du ønsker å endre metode for alle fakturaer for kunden. Endringen gjelder kun for ordrer som ligger klar til sending.
Trykk så send faktura.
💡NB! Om du går ut av fakturasenteret, eller laster det på nytt, vil sendemetode gå tilbake til slik det var i utgangspunktet før endring
Kan man kombinere AvtaleGiro og eFaktura?
I dagens versjon kan du ikke kombinere eFaktura og AvtaleGiro.
Hvis AvtaleGiro er tilgjengelig, blir fakturaen sendt på denne måten og det blir lagt ved PDF-kopien på e-post om brukeren har valgt varsel.