For å opprette et nytt firma i Duett Økonomi, trykk på Velg et firma oppe til høyre og så Opprett nytt firma.
Start med å angi enten navn eller organisasjonsnummer for å søke og hente opplysninger fra Brønnøysundregisteret. Sett hake for at firmaet ikke har organisasjonsnummer om dette er tilfelle (eller du skal opprette et firma for testing).
Når du enten har tastet inn organisasjonsnummer eller valgt uten dette, kommer du til første steg.
Om firmaet
Om det er info om firmaet i Brønnøysundregisteret, blir dette fylt ut automatisk:
- navn
- mva-pliktig
- foretaksregisteret
- regnskapstype
- foretaksform
- adresse
- postnummer
- kontoplan: her velges den kontoplanen som vi anbefaler ut i fra hva slags organisasjon dette er. Ønsker du å overstyre dette, trykk Nei. Du vil da få en advarsel, trykk Benytt annen kontoplan om du likevel ønsker å overstyre dette. Da kan du kopiere kontoplanen fra et annet firma.
Dette må du fylle ut selv:
Firmainitialer: dette er en kombinasjon av bokstaver og/eller tall som du kan bruke når du skal søke opp firmaet. Initialene kan bestå av inntil 10 tegn.
Firmaets e-postadresse: angi en e-postadresse som er knyttet til firmaet.
NB! Vi anbefaler at du ikke gjenbruker tidligere brukte firmainitialer. Dette kan skape trøbbel i bruk av enkelte funksjoner i Duett Økonomi.
Les også artikkelen Endring av firmainitialer frarådes.
Trykk så Neste.
Moduler
Her velger du hvilke moduler som skal benyttes på firmaet. Du kan ta i bruk nye moduler i etterkant av at firma er opprettet.
Som standard er det hake for:
- Regnskap og årsopgjør (dette er obligatorisk)
- Salg og inntekter
- Kjøp og utgifter
Videre kan du velge disse modulene:
- Lønn og fravær
- Time
- Reise og utlegg
Virksomheter
Dette valget kommer kun opp for landbruksfirmaer. Forretningsfirmaer kan kun ha én virksomhet, mens landbruksfirmaer kan ha flere.
Skal det være flere virksomheter på firmaet, må man velge hovedvirksomhet, som vil påvirke hvilke hovedbokskontoer som blir benyttet som standardkonti i eksempelvis kontering av fakturaer.
🚜Du kan opprette flere virksomheter i etterkant av opprettelse av firmaet, men KUN for landbruksfirmaer.
Regnskap og årsoppgjør
Regnskap
Aktiver Bilagskontroll og Bilagsmottak: dette valget er på som standard, og gjør det klart for å bokføre bilag i Duett Økonomi.
Regnskapsår: her angir du hvorvidt kalenderåret skal følges, eller om det skal være avvikende.
Start regnskapsår: angi hvilket år du ønsker å starte regnskapet i Duett Økonomi.
Antall regnskapsperioder: velg hvor mange perioder du ønsker. Om du velger et oddetall her, vil den siste perioden være en årsoppgjørsperiode. I denne perioden vil du normalt ikke kunne bokføre bilag med mva.
Start regnskapsperiode og start dato: velg her hvilken periode og dato du ønsker å starte opp firmaet i Duett Økonomi. Hvis du har ført firmaet i deler av året i et annet regnskapssystem, velg periode og dato etter dette.
Mva-terminer: velg antall terminer for alminnelig og primær (hvis det er et landbruksfirma).
Mva skal periodiseres etter: velg om det er bilagsdato eller perioden bilaget er ført i som bestemmer hvordan mva skal periodiseres.
Bilagsserie for bank: hvis du ønsker å bokføre bank-bilag på spesifikke bilagsnummer, angi dette her.
Bankkontonummer: angi bankkontonummeret som kommer på utgående fakturaer til kunder. Om firmaet skal ha OCR-avtale (kid-nummer på faktura), så hentes bankkontonummeret fra OCR-avtalen.
Kraftverksregnskap: velg ja om firmaet du fører har kraftverk.
Årsoppgjør og årsregnskap
Type årsregnskap: sett hake for Årsregnskap etter regnskapsloven om firmaet skal fylle ut dette.
Det skal føres: velg Skatteregnskap og Finansregnskap (på forretningsfirma) eller Driftsregnskap (landbruksfirma).
Revisjonsplikt: velg ja eller nei, eller Velges bort og fyll inn navn på regnskapsføreren.
Salg og inntekter
Jeg vil ta i bruk full automatikk for inntekter (anbefalt): velger du dette vil disse tingene bli aktivert:
- Sending av faktura på EHF-format
- Automatisk bokføring av innbetalinger (OCR)
- Sending av faktura som eFaktura (kostnader)
- Purring via Svea Finans
Du må fylle ut dette:
Første fakturanummer: du velger de nummeret du vil ha i den første fakturaen du sender fra Duett Økonomi. Har du fakturert i et annet system tidligere, kan du velge siste faktura fra gammelt system +1.
Bilagsserie for utgående faktura: om du ønsker at utgående fakturaer skal bli bokført mot en spesifikk bilagsnummerserie, angi dette. Hvis ikke blir de bokført mot første ledige bilagsnummer etter 1.
Bilagsnummer lik fakturanummer: sett på denne haken om du vil at bilagsnummer skal bli satt ut i fra fakturanummer.
OCR-avtalenummer i banken: om du allerede har bestilt OCR-avtale hos banken (om du skal fakturere med KID), legg inn avtalenummeret her. Sett på haken Har ikke avtalenummeret enda om du mangler dette.
Bokføringskonto for innbetalinger og Innbetalinger til bankkonto: angi hvilken hovedbokskonto innbetalinger fra kunder skal bokføres mot. Angi også bankkonto-nummer om dette skal være noe annet enn det du fylte inn i punktet for Regnskap og årsoppgjør.
Jeg har lest vilkår for Svea Avtale og eFaktura: du må huke av for denne for å kunne gå videre.
Jeg vil velge selv: om du velger dette så kan du velge om du vil aktivere OCR-avtale. Velger du å gjøre dette, kan du også velge om du vil aktivere eFaktura og Svea Finans.
Kjøp og utgifter
Jeg vil ta i bruk full automatikk for utgifter (anbefalt): med dette valget blir følgende aktivert:
- E-post for mottak av bilag
- Mottak av EHF
- Tolk av PDF til EHF med alle varelinjer
- Kvittering via app
- Attestering og betaling via MinSide
Du må fylle ut dette:
Bilagsserie for inngående faktura/kvittering: om du ønsker at inngående EHF-fakturaer skal bli bokført mot en spesifikk bilagsnummerserie, angi dette. Hvis ikke blir de bokført mot første ledige bilagsnummer etter 1.
E-postadresse for mottak av bilag: her fyller du inn hva som skal ligge før og etter alfakrøll. Som standard skal det komme et forslag på dette.
Jeg vil velge selv: om du velger dette må du ta stilling til en del valg.
Motta EHF-faktura: om du skal åpne opp for at firmaet skal kunne motta EHF-fakturaer.
Aktivere tolk av PDF til EHF med alle varelinjer: du aktiverer tolk av bilag som vil forsøke å gjøre om fakturaene til EHF-fakturaer og sende de inn til regnskapet.
Sende inn kvitteringer i app?: du aktiverer kvitterings-registrering i appen.
Godkjenne (attestere fakturaer i Duett?: du velger om du eller en annen bruker skal godkjenne og betale fakturaer eller lønn i Duett Økonomi.
Opprette ny bankavtale for betaling i Duett?: du må gjøre dette om du skal betale fakturaer eller lønn via Duett Økonomi.
MinSide-bruker
Her oppretter du en ny bruker, eller velger en eksisterende som skal jobbe mot firmaet.
Opprett ny MinSide-bruker: velg dette om det ikke finnes noe bruker fra før.
Du må da fylle ut:
E-postadresse: det er dette brukeren skal taste inn når hen skal logge på MinSide eller appen. ❗E-postadressen må være unik. Så om personen har en annen Duett Økonomi bruker fra før, må du velge en annen e-postadresse (eventuelt en fiktiv en).
Mobiltelefon: angi mobiltelefonnummer for brukeren.
For/mellomnavn, etternavn: skriv inn navnet på brukeren.
Velg en eksisterende MinSide-bruker: bruk dette valget om det finnes en bruker fra før som er knyttet mot ditt kundenummer fra før (du kan ikke velge en bruker som ligger hos et annet regnskapskontor, eller annet kundeforhold hos Duett AS).
Velg MinSide-bruker: du velger da den eksisterende brukeren.
Hopp over dette nå: du gjør ingen valg vedrørende bruker. Du kan når som helst opprette en bruker senere.
Du må velge om brukeren skal registrere timer. Deretter velger du hvilken rolle brukeren skal ha.
❗MinSide-inkludert brukeren er nå fjernet og endret til MinSide-lønnsbruker.
Opprett firma
Her kommer en oppsummering, og du kan enten trykke Opprett firmaet, gå tilbake til forrige punkt eller avbryte.
Oppstart regnskap
Når du har opprettet firma i Duett Økonomi, som er ført i et annet system tidligere? Da har du behov for å legge inn oppstartsverdier for regnskapet.
💡Bruk informasjonsknappene igjennom veiviseren for nærmere informasjon for enkeltfunksjoner.
Tilgang
Systemadministrator har automatisk tilgang til å opprette nytt firma. Andre brukere må få tilgangen som heter Opprette nye firma på Meny - Innstillinger - Brukere under Basistilgangen: Fellesregistre.
Kan jeg opprette nytt firma i Duett Win?
Nei, på grunn av ny teknologi kan du ikke opprette firmaer i Duett Økonomi noe mer.