Vi anbefaler at det lages en plan mellom nåværende og ny regnskapsfører når et firma har aktivert elektronisk bilagsflyt. Dette gjelder både for bytte mellom to Duett-lisenser og mellom en Duett-lisens og et annet system.
Duett kan ta flyttingen!
Vi anbefaler at Duett tar jobben når automatikk overføres fra gammelt til nytt regnskapskontor. Du kan lene deg tilbake, og vi sørger for at det ikke blir stopp i automatikken. Opprett en supportsak, så hjelper vi deg videre.
Du kan gjøre flyttingen selv
❗Du kan gjøre overflyttingen selv, men vær oppmerksom på at alle data ikke følger med i en sikkerhetskopi. Se nærmere info nederst i artikkelen.
Skal du flytte selv, følg disse stegene:
1. Deaktiver alle Autotrans- og Banktrans-avtaler på det tidspunktet Duett ikke lengre skal benyttes som regnskapssystem. Unngå at det ligger betalinger som forfaller på betalingsdatoen. Dette forenkler prosessen. Du kan overføre Autotrans-avtaler fra et regnskapskontor til et annet.
2. Sett firma passiv: Dette bør du gjøre før den 10. i måneden, slik at du unngår at dette blir med i faktureringen påfølgende måned. Du kan lese mer om dette i artikkelen Jeg har ulikt antall firma i faktura fra Duett AS og i firmaoversikten.
3. Si opp e-postadresse for elektronisk bilagsmottak (med eventuell tolk). Brukere av denne e-posten må varsles.
4. Avslutt firmaets eksterne bruker(e) dersom bruker kun er knyttet mot firmaet som flyttes. Ekstern(e) bruker(e) kan benytte samme innlogging etter overføring. Da velger du Slett bruker umiddelbart.
5. Skal firma flyttes til annet kontor som bruker Duett Økonomi? Ta en sikkerhetskopi og send til ny regnskapsfører. Dette gjør du i Duett Win. Du kan lese mer om sikkerhetskopi i hjelpefila (F1) i Duett Win.
NB! Du skal ikke kjøre veiviser for å opprette firma på nytt når du har sikkerhetskopi. Opprett en supportsak om du har behov for hjelp.
Hvilke avtaler er Autotrans-avtaler?
Se her hvilke avtaler som inngår i Autotrans-avtaler.
For firmaer med Reise
Reiser registrert i Reise-modulen blir ikke med når du flytter en sikkerhetskopi.
Følgene er at reiser som er registrert før flytting, ikke vil være tilgjengelig for å overføres til Lønn og kostnadsføres eller utbetales.
Er reisen allerede bokført via Duett Lønn, så vil bokføringen av kostnaden for reisen være med som de andre bilagene.
Vi anbefaler at en konsulent hos oss bistår med flytting av slike firmaer.
For firmaer med Dataflyt
Bruker du Dataflyt i Duett Økonomi og skal flytte firmaet med sikkerhetskopi, så bør du vite følgende:
- allerede bokførte avregninger vil ligge i regnskapet, men du vil ikke finne dem igjen i menypunktet for dataflyt
- logg tilhørende avregninger blir ikke med
- dataflyt konteringsoppsett blir ikke med
Skal du flytte et slikt firma og ønsker å få med noe av dette nevnt over, ta kontakt med support.
For firmaer med Årsoppgjør
Velger du å flytte et firma selv ved hjelp av sikkerhetskopi, så er det noen viktige ting om årsoppgjøret du bør vite:
- Årsoppgjørsposteringer i regnskapet blir med over i flyttingen.
- Selve årsoppgjøret blir ikke med.
Ønsker du å gjøre endringer på tidligere årsoppgjør fra før flyttingen, må du da starte på nytt.
Hvis du tar over et firma i et pågående årsoppgjør, eller av andre årsaker ønsker å ha med historikken videre, kan en konsulent bistå med å flytte over dette.
Tidspunkt for flytting
Det er ikke noe optimalt tidspunkt for flytting, men det er viktig å avtale hvem som skal avstemme siste periode og håndtere de første bilagene inn i ny periode.
Skal flytting skje fra 01.01 må det avklares hvem som skal håndtere årsoppgjøret. Følgende scenarioer er da aktuelle:
- Firma overføres fra 01.01 og ny regnskapsfører tar årsoppgjøret
- Firma overføres så snart regnskap er avstemt for 31.12. Tidligere regnskapsfører tar årsoppgjøret på egen lisens. Ny regnskapsfører fører årsoppgjørsposteringer og andre manuelle endringer på sin lisens.
- Firma overføres 01.01. Tidligere regnskapsfører får en midlertidig lisens hos ny regnskapsfører for å ta årsoppgjør.
- Firma overføres først når tidligere regnskapsfører har avstemt alt, inkludert årsoppgjørsposteringer.
Viktig om årsoppgjør når du flytter firma
Jeg har overtatt et kundeforhold der firma har aktivert automatikk