Endre feriepengeprosent for alle ansatte og enkeltansatte

Bytte av feriepengeprosent må du kun gjøre i forbindelse med skifte av år. Da skal det opprettes en ny linje for 12% feriepenger med startdato 01.01.xxxx. Vi viser deg hvordan.

Hvordan endrer jeg feriepengeprosent?

1. Gå til Firmainnstillinger for Lønn. 
2. Velg arkfane Ferie. 
3. Legg til ny feriepengelinje. Her legger du inn ny feriepengeprosent. For linjen med 10,2% feriepenger angir du både startdato og sluttdato 31.12.xxxx. Det skal ikke være overlappende perioder her.

Hva skjer om jeg ikke endrer slik?

• Feil i alle feriepengelister: Dersom du bare endrer linjen med 10,2% til 12% uten å opprette en linje til eller legge inn fra og til datoer, vil feriepengelistene for alle år det har vært kjørt lønn i Duett bli feil. Det beregnes da 12% feriepenger av grunnlaget uavhengig av år og de avsetningene/utbetalingene som har vært gjort tidligere. 
• Feil i overgangslønnskjøringer: Når den første lønnskjøringen i et nytt år opprettes, lager systemet i tillegg en 0/xxxx-lønnskjøring som er identisk med feriepengelista for året før. Feriepengeprosenten for det aktuelle året benyttes da.  
  • Eksempel: Når første lønnskjøring i 2024 opprettes, lager systemet en 0/2023-lønnskjøring som tar med seg ikke utbetalte feriepenger fra feriepengelista for 2022. Dersom feriepengeprosenten i 2022 egentlig var 10,2% og den endres til 12% uten å legge inn ekstra linje vil det bli beregnet 12% feriepenger i overgangslønnskjøringen. 
• For høy utbetaling av feriepenger: Vi har avdekket at kombinasjonen feil i overgangslønnskjøring og feil i feriepengeliste kan gi for høy utbetaling av feriepenger året etter eller to år etter endring av feriepengeprosent der det ikke er lagt inn på to linjer med datoskille.  

Hvordan rette opp dersom det ikke er opprettet en ekstra linje med feriepengeprosent?

1. Start alltid med å korrigere Firmainnstillinger Lønn – arkfane Ferie slik at dette blir riktig. Her er et eksempel på riktig utfylling: 
2. Så må du sjekke feriepengelister for alle år som Duett Lønn har vært i bruk. Start med den eldste lista, og ha fokus på summen for kolonnen Sum til gode og det som er bokført på konto 2940. 
3. Når alt er riktig, skal disse verdiene være like, kanskje med unntak for noen kroner i akkumulert øredifferanse. 
4.  Dersom beløpet i kolonnen Sum til gode blir mye høyere enn avsetningen på konto 2940 på den aktuelle feriepengelista er det dette året som må sjekkes ekstra. 
5. Når første lønnskjøring i et nytt lønnsår opprettes, lager systemet en overgangslønnskjøring for å håndtere utbetaling av feriepenger. 
   • Eksempel: Samtidig med første lønnskjøring i 2024 opprettes overgangslønnskjøring 0/2023. Den skal ha samme beløp som beregnede feriepenger for 2022 i feriepengelista for 2022. Dersom feriepengeprosenten ble endret før første lønnskjøring i 2024 uten å legge inn linjer med datointervall vil overgangslønnskjøringen beregne 12% feriepenger av grunnlaget for 2022, og legge det inn i overgangslønnskjøringen. For å korrigere for dette kan du opprette en oppstartslønnskjøring med dato 01.01.2023 der du legger inn én linje per ansatt med lønnsart 305 – Skyldige feriepenger ikke utbetalt der differansen mellom 10,2% og 12% legges inn. Beløpet som legges inn må være negativt.

Hva gjør jeg dersom det har blitt utbetalt for mye feriepenger som følge av dette?

Dersom dette ikke blir oppdaget ved avstemming og korrigert, blir det utbetalt for mye feriepenger til de ansatte. Beløpet på den enkelte ansatte i overgangslønnskjøringen er med på å bestemme hvor mye feriepenger som kommer opp automatisk til utbetaling på lønnsart 300 – Feriepenger trekkfrie. 
Dersom det blir avtalt med de ansatte at for mye utbetalte feriepenger skal tilbakebetales, gjør du dette ved å legge inn en lønnslinje på de ansatte. Bruk lønnsart 300-Feriepenger trekkfrie. Det som er utbetalt for mye legges inn med negativt fortegn.

Endring av feriepengegrunnlag pga langtidssykemeldinger eller annet

Bruk Lønnsart 308 – Regulering av feriepengegrunnlag til dette. Skal feriepengegrunnlaget reduseres, legges beløpet inn med negativt fortegn. Lønnsarten kan brukes enten i en egen korreksjonslønnskjøring eller i en vanlig lønnskjøring på den aktuelle ansatte. Den er satt opp slik at den ikke vises på lønnsslippen til den ansatte.

Endre feripengeprosent for enkeltansatte

Du kan endre feripengeprosent for en enkelt ansatt. 

1. Da går du til Meny - Innstillinger - Grunnregistre - Ansatte. Søk opp den ansatte det gjelder. 
2. Se arkfane Arbeidsforhold. Trykk på knappen Legg til avvikende feriepengeprosent
   
   Du kan her legge inn hvilken prosent som skal benyttes, hvor mange feriedager den ansatte skal ha, og dato for endringen.

NB! Hvis du legger inn avvikende feriepengeprosent på en ansatt med fast lønn (månedslønn), vil eventuelt trekk av dager for ferie være det som er satt opp i firmainnstillinger for lønn. I slike tilfeller må dette justeres manuelt i feriepengelønnskjøringen. 

Rapport Feriepengeliste

Kolonnen Sats avvik vil vise deg den avvikende feriepengeprosenten for de ansatte der dette er lagt inn. 

💡Dersom du endrer feriepengeprosent under Firmainnstillinger Lønn må du også huske å endre antall feriedager. Hvis ikke vil trekket bli feil.