Hva er en konteringsregel?
En konteringsregel er en regel for kontering av automatisk bokførte bilag. Med kontering mener vi hvilke hovedbokskonti eller bærere som skal velges på et bilag når det bokføres. Det finnes både konteringsregler for EHF fakturaer og Bankavstemming.
Når du mottar EHF-fakturaer i firmaer med Bilagsbehandling, så bør du lage konteringsregler.
Presis, og ikke presis
På alle konteringsregler kan du velge om den skal være presis, eller ikke.
- Når en regel ikke er presis, vil fakturaen alltid gå til Må kontrolleres i Bilagsbehandling.
- Når en regel er presis, vil den automatisk gå til Ferdig når andre valideringer er ok (som at bilaget er attestert).
Hvordan lager jeg konteringsregler i Bilagsbehandling?
Du kan lage en generell konteringsregel for en leverandør. Alle fakturaene blir da bokført på samme måte.
Eller du kan lage en konteringsregel for en bestemt varelinje i en faktura, fra en leverandør.
Se filmen 🎞️ under, om hvordan du lager en konteringsregel i Bilagsbehandling:
- Gå til arkfanen Bokførte bilag
- Finn bilaget du vil lage en konteringsregel for.
- Trykk på Åpne
- Trykk på en av disse valgene fra nedtrekksmenyen til venstre for Godkjenn bilag.
- Lag regel for leverandøren: regelen gjelder denne leverandøren, for firmaet du jobber på. Regelen er ikke-presis.
- Lag kontorregel for leverandør: regelen gjelder for leverandøren, på alle firmaer. Regelen er ikke-presis.
- Godkjenn og oppdater regel for firmaet(✅Anbefales) : regelen gjelder for den varelinjen som hører til bilagslinjen du har markert, for firmaet du jobber på. Regelen er presis.
- Godkjenn og oppdater regel for kontoret: regelen gjelder for den varelinjen som hører til bilagslinjen du har markert, for firmaet du jobber på. Regelen er presis. ❗For å kunne gjøre dette, må brukeren ha tilgangen Endre på kontornivå i konteringsoppsett som blir angitt i Basistilganger.
Nå har jeg lagd konteringsregel, hva nå?
Neste gang du får inn en innkommende EHF-faktura eller kredinota hvor konteringsregelen blir brukt, blir den bokført ut i fra bokføringskontoen du har lagd.
Hvis regelen er presis og alt annet er validert i bilaget, blir bilaget også godkjent og havner under arkfanen Fullført.
Jeg vil lage en konteringsregel for alle varelinjer fra en leverandør
Vil du lage en konteringsregel, som skal gjelde på alle fakturaer og varelinjer du får fra en leverandør, velg Lag regel for leverandør. Denne blir som standard lagret som en Generell regel. Det vil si at du da må godkjenne den, neste gang en faktura blir kontert på denne måten.
For å sette den til presis, trykk på Konteringsoppsett for leverandør og sett regelen til å være Presis.
Hvor kan jeg se konteringsregler etter at de er opprettet?
Trykk på Konteringsoppsett i toppen avBilagsbehandling.
Les mer om skjermbildet konteringsregler her.
Her kan du velge at en upresis regel skal bli presis.
Jeg har flere konteringsregler. Hvordan vet jeg hvilke som brukes når?
Hvilke konteringsregel som blir brukt på en gitt faktura, bestemmes av et hierarki. Les mer hvordan oppsettene prioriteres her.
Er det et ikon for å se hvilke linjer i Bilagsbehandling som er kontert med en konteringsregel?
Nei, i dagens versjon er det ikke dette. I gamle Bilagsbehandling i Bilagskontroll var det en R som indikerte bruk av konteringsregel, noe lignende vil komme senere i Bilagsbehandling.
Kvitteringer kan ha egne konteringsregler
Kvitteringer som blir sendt inn via Duett Appen blir også bokført som en EHF-faktura. Det betyr at du kan lage konteringsoppsett for kvitteringer også. Les om disse her.