Denne veiledningen gjelder Duett Win.
Du finner flere veiledninger tilknyttet denne her:
Duett Økonomi - AutoTrans - Arbeidsprosess ved automatisk bokføring av EHF
Duett Økonomi - AutoTrans - Konteringsoppsett og påføring av bærere
Duett Økonomi - AutoTrans - Mottakslogg EHF
Veiledningen beskriver hvordan du manuelt klargjør en klient som skal ta i bruk automatisk bokføring fra AutoTrans. Du starter funksjonen enklest ved hjelp av <Veiviser Duett> fra Duett Økonomi ved å velge 'Ta i bruk en ny prosess' og herunder 'Kostnadsstrøm'.
NB! Dersom det allerede benyttes bokføring av AutoTrans mottak (EHF) på klienten må alle mottatte EHF fakturaer bokføres før funksjonen for automatisk bokføring aktiveres.
1. Klientregister
Velg <Register> <Klientregister> på arkfane '1-Generelt' i feltet 'Klienten skal benytte' og merk av for 'Attestasjon', 'AutoTrans' og herunder 'Motta faktura':
2. Avtaler
Velg <System><AutoTrans> og <Avtaler (Web)>. Ved først gangs oppstart må du oppgi en e-postadresse for administrasjon av avtalen
Klikk 'Opprett ny AutoTrans-avtale' og velg 'EHF Mottak av faktura / kreditnota. Fyll ut avtalen og klikk 'Opprett avtale'
For klienter hvor AutoTrans Mottak allerede er aktivert, gå inn på eksisterende avtale 'EHF Mottak av faktura/kreditnota' og merk av for 'Aktiver automatisk nedlastning og bokføring i Duett'. Fyll ut avsnittet 'Automatisk bokføring av mottatte fakturaer':
Vurder om det skal benyttes felles bilagsnummerserie for automatisk bokførte bilag for alle klienter.
3. Konto for øreavrunding
Når avtalen er opprettet vil du i <Klientregister> på arkfane '2 – Konti' få tilgjengelig et nytt felt 'Inng. øredifferanse'. Feltet fylles som standard ut med konto 7740, men kan endres:
4. Oppsett for varsling
Den enkelte bruker må settes opp med hvilke varsler de ønsker å motta og om varsler skal mottas på e-post eller SMS. Innstillinger og endringer for varsler gjelder den brukeren som er pålogget, og må gjøres av den enkelte bruker. Ønsker du som regnskapsfører å bistå MinSide brukere med å sette opp varsler kan du gjøre dette ved å logge på brukere som ailas.
Veiledning for aliasmodus finner du her.
Veiledning for hvordan MinSide brukere selv setter opp varsler finner du her.
4.1 Oppsett i handlingssenteret
I handlingssenteret kan du oppgi hvor langt tilbake i tid du ønsker å vise meldinger for AutoTrans:
Varslene i handlingssenteret vil avvike fra informasjonen i statusrapporten som sendes på mail. Rapporten inneholder kun informasjon om hva som har skjedd siden forrige rapport.
5. Leverandørregisteret
Kontroller at eksisterende leverandører er opprettet med organisasjonsnummer. Hvis leverandører ikke har organisasjonsnummer vil den bli opprettet på nytt dersom man mottar en faktura via EHF når automatisk bokføring er aktivert. Sjekk at leverandørens postnummer er fylt ut da det kreves ved remittering via MinSide Bank.